User stories: 3 examples to drive user value

Функциональность готовых решений СЭД

В основном организации используют готовые, «коробочные» решения. Внедрение таких СЭД требует меньше времени, чем внедрение индивидуальных систем. Несмотря на то что готовые решения имеют универсальную функциональность, опции таких систем можно кастомизировать под конкретные нужды. Это позволяет быстро наладить делопроизводство внутри любой компании вне зависимости от сферы её деятельности.

Интегрировать систему в виде программы или онлайн-сервисов в большинстве случаев просто, но она должна выполнять множество задач, что является одним из основных критериев выбора СЭД.

Единая система документооборота на предприятии должна выполнять широкий спектр задач. Поэтому СЭД предназначены для выполнения следующих функций:

получение, регистрация, обработка документов

организация хранения и поиска документации;

подготовка аналитической отчётности;

контроль исполнения документов.

выставление задач сотрудникам и др.

Дополнительные функции позволяют существенно расширить опции применения СЭД посредством её интеграции с другими системами. Это также может иметь значение при выборе СЭД.

Обменивайтесь накладными
в Доки 

Подключиться

How to Identify User Story?

User stories should be identified together with the stakeholders, preferably through a face-to-face meeting. User story is a requirement discovery process instead of an upfront requirement analysis process.

In the traditional requirements capturing approaches, system analyst tries to understand customers’ needs and then prepare a requirement specification for the system in detail. This is not how the user story approach works. Instead of a documentation process, the identification of user story is more like a note taking process. We list the major steps for identifying user stories as following:

Who writes user stories?

Most commonly, the product owner writes user stories based on user research and organizes them into a list for the development team, also known as a product backlog. Though anyone can technically write user stories, it’s the product manager’s responsibility to ensure they have all of the information the development team needs in order to execute their initiatives.

Then, the development team will prioritize and decide which user stories to tackle during their sprint planning meeting. 

Who uses user stories?

User stories are used in Scrum and Kanban frameworks. 

• In Scrum, user stories help your team gain a better understanding during sprint planning. 

• In Kanban, teams pull stories into their backlog and work on them during their sprint. User stories give teams the context and clarification they need to manage work and meet their deadlines.

User stories are tackled by dev teams during a workflow or sprint to accomplish tasks and prevent scope creep. Break large user stories into multiple sprints or epics if needed. Epics are large stories broken down into multiple smaller stories. Multiple epics make up an initiative.

Наталия Давыдова, менеджер Heads and Hands

User Story обычно используется при гибких методологиях разработки. В нашей компании часть проектов ведется по такой методологии. Обычно мы организуем встречу с клиентом, на которой просим его описать обычным пользовательским языком пожелания к функционалу сайта или мобильного приложения. На основе этого мы составляем конечное описание работ для итерации (беклог). Правильный пользовательский сценарий, на наш взгляд, должен быть:

• понятным для всех участников проекта (и конечного пользователя);
• коротким, чтобы можно было оценить сроки его выполнения, но при этом с достаточно точным описанием;
• сценарий должен совпадать по смыслу и идее с основным проектом (чтобы очередная итерация «не выпадала» из общей идеи проекта. Это как раз слабое место гибких методологий, потому что при большом количестве итераций порой забывается основная идея и смысл проекта, он обрастает дополнительным и не всегда нужным функционалом, превращаясь в громоздкого «Франкенштейна»)

Объективно можно оценить полезность в том случае, если по user story можно сформировать удобный и понятный конечному потребителю продукта интерфейс.

При написании user story нужно стараться придерживаться максимально простого описания (без ухода в технические детали). Учитывать роли пользователей при работе с продуктом. Стараться не увеличивать размер истории. Она должна вписаться в одну итерацию, которая при гибких методологиях длится не более двух недель.

Если вы нашли опечатку — выделите ее и нажмите Ctrl + Enter! Для связи с нами вы можете использовать [email protected].

Суть User Story

User Story – термин, который обозначает общее описание возможностей программы. Текст воспринимается читателем так, как будто его создавал другой пользователь. В нем говорится о ценности каждой функции ресурса. Примечательно, что User Story – это некий обзор, который представлен в формате повествования.

Суть User Story

Важно, что любое программное обеспечение нужно разрабатывать максимально гибко, поэтому внимание разработчика должно быть сфокусировано непосредственно на человеке, который будет им пользоваться. Таким образом, пользовательский опыт – это центральная часть всего процесса. Повествование пишется не техническим языком, его задача заключается в предоставлении команде специалистов контекста

Когда последние прочитают user story, они смогут ответить на следующие вопросы:

Повествование пишется не техническим языком, его задача заключается в предоставлении команде специалистов контекста. Когда последние прочитают user story, они смогут ответить на следующие вопросы:

• Что они делают?
• Зачем?
• В чем заключается ценность разработки?

Узнай, какие ИТ — профессии входят в ТОП-30 с доходом от 210 000 ₽/мес

Павел Симонов
Исполнительный директор Geekbrains

Команда GeekBrains совместно с международными специалистами по развитию карьеры
подготовили материалы, которые помогут вам начать путь к профессии мечты.

Подборка содержит только самые востребованные и высокооплачиваемые специальности и направления в
IT-сфере. 86% наших учеников с помощью данных материалов определились с карьерной целью на ближайшее
будущее!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Павел Симонов
Исполнительный директор Geekbrains

Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2023

Поможет разобраться в актуальной ситуации на рынке труда

Подборка 50+ бесплатных нейросетей для упрощения работы и увеличения заработка

Только проверенные нейросети с доступом из России и свободным использованием

ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains

Список проверенных ресурсов реальных вакансий с доходом от 210 000 ₽

Получить подборку бесплатно

pdf 3,7mb
doc 1,7mb

Уже скачали 27811

В какой-то мере User Story следует воспринимать как альтернативу спецификации требований и сценария использования. Но, тем не менее, они имеют ряд существенных отличий друг от друга:

User Story не перечисляет подробно требования к ресурсу. Повествование делается в общих чертах.
User Story не может быть слишком длинным документом

Важно, чтобы он был простым для восприятия и понятным любому специалисту, имеющему отношение к разработке.
UserStory – это текст, который показывает, чем ценно приложение. На реализацию главной функциональности должно уйти всего несколько дней или недель.
UserStory имеет свою структуру, в ней много списков, в которые легко вносить изменения.
В начале проекта нет необходимости в детализации юзер стори

Это действие нужно в том случае, если хочется ускорить процесс разработки приложения.
UserStory не нуждается в поддержке, как только ресурс будет реализован, пользовательская история перестанет быть нужной.

Влияние на молодежь

Субкультура сэд стори оказывает значительное влияние на молодежь. Ее основные элементы, такие как яркое одежды, экстравагантный макияж и стильные прически, становятся все более популярными среди молодежи.

Одежда является важным атрибутом сэд стори. Многие молодые люди стремятся носить яркие и необычные наряды, чтобы выделиться из толпы и выразить свою индивидуальность. Такие элементы одежды, как корсеты, платья в романтическом стиле и высокие шпильки, стали настоящей модой среди молодежи.

Экстравагантный макияж и прически также являются важными элементами сэд стори. Молодежь увлекается такими стилями, как ярко-красные губы, акцентированный румянец на щеках и стрелки на глазах. Что касается причесок, молодые люди предпочитают создавать сложные и причудливые прически, которые соответствуют образу сэд стори.

Кроме того, субкультура сэд стори оказывает влияние на поведение молодежи. Члены этой субкультуры часто интродуцируют элементы этикета и культуры конца 19-го — начала 20-го века, такие как учтивое обращение и акцент на джентельменство и дамскость

Это поведение отличается от современного молодежного стиля общения и может привлечь внимание окружающих

Положительное влияние	Отрицательное влияние
Сэд стори вдохновляет молодежь быть самостоятельными, экспериментировать с модой и стилем, а также выражать свою индивидуальность. Многие молодые люди находят в этой субкультуре поддержку и понимание, что помогает им развиваться как личности.	Однако, в некоторых случаях, подростки и молодые люди, вдохновленные сэд стори, могут вступить в конфликты с окружающими, так как их экстравагантный стиль и поведение может быть вызывающим и провоцирующим. Кроме того, некоторые молодые люди могут столкнуться с критикой и осуждением со стороны общества, что может негативно сказаться на их самооценке и благополучии.

В целом, сэд стори имеет сложное влияние на молодежь. Внешний облик и поведение, связанные с этой субкультурой, могут быть источником вдохновения и саморазвития, однако в то же время могут вызывать общественное осуждение и ограничивать социальные возможности молодежи.

Отличие user story от спецификаций и сценариев использования

Текст  юзер стори поясняет роль и действия пользователя в приложении. Пользовательская история в чем-то заменяет спецификации требований и сценарии использования, но все же отличается от них. Различия небольшие, но существенные:

• user story — не подробное описание требований к приложению, а изложение намерений «в общем»
• пользовательская история недлинная и читабельная, она понятна всем людям, занятым в проекте
• в  юзер стори указывается ценная функциональность, которую можно реализовать за несколько дней или недель
• пользовательская история не громоздкая, она организована в списки, а их легко изменить при поступлении новой информации
• в начале проекта  user story не детализируется (это делается для ускорения процесса разработки)
• пользовательскую историю не нужно поддерживать, после реализации необходимость в ней отпадает.

Что нужно для перехода на электронный документооборот?

Итак, если с понятием ЭДО и основными преимуществами мы разобрались, то теперь предлагаю рассмотреть основные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, а также процессы внедрения указанных систем.

Как уже стало ясно из информации выше, недостаточно просто приобрести и установить программное обеспечение, важно обучить сотрудников и полностью перестроить весь производственный процесс вашего предприятия. Если вы только начинаете вести предпринимательскую деятельность, тогда вам будет немного легче, так как бизнес-процессы еще не запущены

Процесс внедрения ЭДО в уже функционирующей компании должен происходить постепенно. Поэтапно подключая все структурные подразделения предприятия к работе.

Самым первым этапом будет являться создание автоматизированного делопроизводства. На всех этапах вы можете столкнуться не только с техническими проблемами, но и с психологическими, так как сложно “ломать” уже устоявшиеся правила.

Важно приобретать и устанавливать ПО для ЭДО у одного поставщика, тогда настройка всей системы будет гораздо проще и не даст сбоев. Давайте рассмотрим основные требования для осуществления процесса внедрения электронного документооборота в организации

Давайте рассмотрим основные требования для осуществления процесса внедрения электронного документооборота в организации.

Во-первых, наличие компьютерной техники для установки программного обеспечения;

Во-вторых, все сотрудники предприятия, причастные к данному процессу должны быть уверенными пользователями ПК и иметь к  нему доступ;

В-третьих, между коллективом должны быть электронные средства связи, такие как электронная почта, skype и так далее;

Ну и наконец, административный сектор компании должен быть готов к тому, что вместо привычной “ручной” подписи будет использоваться электронная подпись.

Таким образом, при соответствии всем указанным требованиям, можно приступить к переходу на использование электронных документов и электронного документооборота.

Сторис в Инстаграм: что это

Самый большой процент выкладывания сторис происходит в Инстаграм, что положительно влияет на подписки

То есть, когда люди видят, что человек активно делится своей жизнью в профиле, выкладывает ежедневно посты, сторис, не важно, видео или фото, это интересует и вероятность подписки на аккаунт возрастает. Для тех, кто развивается в блогерстве, то есть изучают, что нужно для видео блога, каждый подписчик в социальной сети важен

Поэтому, перед тем, как снимать сторис, особенно, если мы говорим про видео, заранее подумайте, а лучше напишите, о чём будете говорить. Если это будет просто фото, то оно должно быть качественное и с хорошим фоном

Если пытаться развивать свой Инстаграм, в котором будут лишь пара непонятных фото, скачанных с интернета, то, как ни старайся привлекать внимание аудитории с помощью масслукинга в Инстаграм, ничего не выйдет

Что выложить в сторис

Продолжая говорить о том, что выложить в сторис, не зацикливайтесь лишь на рекламном материале. Да, если это коммерческий аккаунт, который служит платформой продаж для тех, кто не стал выделять деньги на разработку и SEO раскрутку сайта, цены видимо оказались нерадостными, сторис будет одним из способов рекламы. Но если подписчики будут постоянно видеть лишь рекламу, или посты со скидками и акциями, в скором времени им это надоест и они опишутся.

Поэтому, размещайте фото и видео своей жизни, делитесь важными и интересными моментами, рассказывайте о своей жизни и успехах. Можно даже придумывать темы очередной сторис, то есть написать небольшой сценарий, или план, по которому в каждый из сторис будет подниматься какая-то тема. Помните, что не продажи являются для аккаунта, а аккаунта для продаж.

Чтобы действительно делать продажи с профиля, сразу же заявлять о том, что Вы продаёте и призывать к покупке нельзя, потому что люди, как правило, приходят на аккаунт незнакомого человека не стать клиентом, а просто посмотреть, кто он такой.

Простая закономерность: если человек в течении 15-20 секунд не понимает, где он оказался, он уходит с аккаунта. Поэтому, воспользуйтесь правилами 9 постов. То есть, в первых 9 публикациях расскажите о себе, чем занимаетесь и для чего это делаете, чтобы у посетителя сложилась общая картина в голове.

Вот и идея, что снимать в сторис – рассказать о себе в кратком видео, от первого лица. Таким образом, пользователь пойдём что Вы реальный человек и всё, что будет продаваться на в аккаунте – реально, а во вторых, он сможет познакомиться с Вами поближе, что так же увеличит доверие.

Главное о системе в 5 пунктах

1. СЭД нужна для работы с документами: в ней можно их создавать и согласовывать, работать с электронной подписью и вести электронный архив. 
2. СЭД избавляет от рутины и ускоряет бизнес. Она считывает фото и сканы документов и переводит их в текст – это сокращает время на обработку бумаг. Достаточно один раз настроить маршруты согласования, и документы будут отправляться нужным сотрудникам. 
3. Есть два основных варианта поставки: on-premise и в облаке. Первый работает на серверах заказчика. Подходит организациям с собственной IT-инфраструктурой. Облако удобно для всех остальных компаний – работать можно с любого устройства, без привязки к локальной сети.
4. Система дорабатывается под нужды бизнеса. Есть специальные решения для строителей, девелоперов, юристов и финансовых организаций. Легче всего кастомизировать платформу с low-code средой. 
5. Для старта в СЭД нужно выбрать одну задачу. Желательно в рамках одного отдела. После первого успеха систему можно масштабировать и автоматизировать новые процессы в компании. 

2.2 Структура СЭД

Далее рассмотрим структуру СЭД с точки зрения программирования, а именно с точки зрения программно-аппаратного комплекса и с точки зрения выполняемых системой функций.

С точки зрения программно-аппаратного комплекса СЭД представляет собой совокупность аппаратных и программных компонентов, то есть в данный набор входит — серверы, рабочие станции, программное обеспечение, сетевое оборудование, дополнительное оборудование, которое предназначено для реализации специфических функций системы.

Сервер используется для выполнения всех необходимых операций с документами и информацией. В СЭД может использоваться как выделенный, так и виртуальный сервер. Тип сервера зависит от поставщика системы и используемых технологий работы. Сервер может использоваться для хранения базы данных системы документооборота.

Рабочие станции необходимы для осуществления взаимодействие пользователей с системой документооборота. Следует отметить, что рабочие станции могут отличаться между собой в зависимости от выполняемых функции по управлению документацией и данными.

Программное обеспечение это необходимый набор действий по управлению документацией. ПО это основа СЭД. ПО СЭД состоит из функциональной части, администраторской части и интерфейсной части. Функциональная часть используется для выполнения управления и обработки информации. Администраторская часть используется для выполнения настройки системы. Интерфейсная часть используется для выполнения представление информации и данных в том виде, который будет доступен и удобен конечному пользователю.

Дополнительное оборудование используется для выполнения для выполнения разных функций (как правило специфичных) СЭД. Примером дополнительного оборудования может служить устройства ввода и вывода информации, системы кодирования и шифрования информации и пр.

Сетевое оборудование используется для выполнения совместной работы пользователей системы и взаимодействия различных компонентов системы электронного документооборота.

С точки зрения выполняемых функций структура СЭД состоит из набора модулей, которые выполняют следующие действия: ввод данных, индексирование, обработка документов, управление доступом, маршрутизация документов, системная интеграция, хранение. Что схематично показано на рисунке 1 (См. Приложение А).

Модуль ввода данных используется для ввода в систему исходных данных. Эти данные могут поступать из разных источников: бумажных документов, сканеров, почты, online – форм и пр. Данный модуль осуществляет получение и первоначальную обработку данных.

Модуль индексирования используется для регистрации и систематизации данных. С помощью модуля индексирования СЭД осуществляет хранение и поиск нужных документов в соответствии с запросами пользователей системы.

Модуль обработки документов. После того, как данные были введены в системы их необходимо обработать, и для этого используется модуль обработки документов. А быть более точными данный модуль осуществляет распределение информации и документов по заданным правилам.

Модуль управления доступом отвечает за распределение информации и документов по пользователям. То есть, каждый пользователь системы может работать только с тем набором документов, которые ему необходимы и к которым он имеет доступ.

Модуль маршрутизации используется для выполнения работы с документами. В модуле маршрутизации заданы правила движения и обработки документов. Как правило, маршруты движения документов определяются все процессы документооборота.

Модуль системной интеграции. При работе используется не только СУД, но и другие управленческие системы, например, CRM, ERP, OLAP системами. Поэтому модуль системной интеграции используется для выполнения передачи данных между всеми используемыми системами.

Модуль хранения документов и данных. Данный модуль используется для реализации функции базы данных документов. То есть модуль хранения документов и данных выполняется хранение, архивирование, восстановление, резервное копирование документов.

Описанные компоненты СУД присущи почти всем системами. Набор функции отличается в зависимости от того, в какой области используется система, и если система была разработана на заказ, то она может быть дополнена дополнительными функциями.

Что спросить в сторис

То есть, на момент подготовки макета для сторис, личной фотографии или фотографии нового товара, в редакторе можно разместить такую функцию, как «задать вопрос». Особенно, если у Вас широкая аудитория, среди которой могут быть потенциальные клиенты, которые будут спрашивать о цене, сроках доставки и т.д. Это ещё один способ общения с клиентов в неформальной обстановке.

Особенно, такой функцией пользуются те, кто занимается перепродажей пабликов в интернете. То есть, активно ведут профиль, показывая богатую жизнь, так же обильное количество фотографий с большими суммами денег или скриншоты из приложений банка. Тем самым, внушая людям, что так можно жить и зарабатывать в любом возрасте, грубо говоря, просто продают доступ к пабликам, где обучают делать так же и так по кругу.

Organizing User Stories with Story Map

User stories is a useful way to build a better product backlog, one that is user-centric and describes software requirements in a practical, actionable way. But user stories on their own do not reveal the whole picture that can clue you in on the larger journey the user goes through from the moment that load an app until they reach their final goal.

A user story map can help us to arrange user stories into a manageable model for plan, understand and organize the functionality of the system systematically. By manipulating the structure of the map, we can identify holes and omissions in your backlog and interrelating the user stories in a meaning structure; helping plan holistic releases effectively that deliver value to users and business with each release. User story map allows you to add a second dimension to your backlog. Here are a few reasons you should consider using this technique:

• It allows you to see the big picture in your backlog.
• It gives you a better tool for making decisions about grooming and prioritizing your backlog.
• It promotes silent brainstorming and a collaborative approach to generating your user stories.
• It encourages an iterative development approach where your early deliveries validate your architecture and solution.
• It is a great visual alternative to traditional project plans.
• It is a useful model for discussing and managing scope.
• Allows you to visualize dimensional planning and real options for your project/product.

User Story Map Template

Story mapping is a top-down approach of requirement gathering and is represented as a tree. Story mapping starts from user activities. A user activity should achieved a particular goals. And to complete an activity, users needs to perform the associated tasks. And these tasks can be transformed into epics and user stories for software development. Typically, user story map consists of 3 levels: User Activities / User Tasks / User Stories. For enterprise scale projects, perhaps a 4 levels structure may be more appropriate by introduce Epics in the third level.

User Activities — They are laid out in the second column. This are major objectives that the system must support, with tangible business outcome. The entire row forms the backbone.

User Tasks — Each of the user activities is broke down into a set of related user tasks called narrative flow. The entire row forms the walking skeleton)

Epics / user stories — Each of the user tasks is broken down into Epics / User Stories underneath directly the user task that the feature realizes. Depending on the complexity of your projects, your team may choose the 3 or 4 level of story map which is more appropriate to you as mentioned above.

supports both 3 and 4 levels of complexity for you to cope wide variety type of projects.

3 Level Story Map (User Activates > User Tasks > User Stories)

4 Level Story Map (User Activates > User Tasks > Epics > User Stories)

Planning for Releases

Use a separator to identify slices of tasks that users might use your software for to reach their goals. The smallest number of tasks that allow your specific target users to reach their goal compose a viable product release as shown in the Figure below:

If you want to develop a story map like this one, please check Visual Paradigm’s story mapping tool.

Just like many other software development methodologies, if you apply user story properly in your software project you will be able to produce a quality software system plus to win the trust and satisfaction from customers. Here are some points that you need to keep in mind when using user story:

Что такое Эпик (Epic) в Jira?

Эпик (epic) — большая задача, на решение которой команде нужно несколько спринтов.

Для примера можем рассмотреть эпик “Разработать блог для сайта N”.

Под “разработать” может подразумеваться:

1. Проработать структуру блога
2. Создать дизайн
3. Разработать, протестировать блог
4. Подготовить аналитику
5. Подготовить начальный контент
6. Развернуть и запустить блог
7. …

Как мы видим, объем работ — большой. Количество людей, которые будут принимать участие в работе — большое. Время на реализацию — явно не 2 часа

Все характеристики эпика соблюдены)

Основное предназначение эпика — организация работ.

В нем может храниться: предварительное задание, общее видение проекта, дизайн, ссылки на документацию, любая дополнительная информация, которая необходима для решения проблемы.

Из-за своего объема и абстрактности эпики всегда разбиваются на части, которые описывают более конкретные “шаги” для решения проблемы.

Эти части называются история и задача.

Если вы хотите разобраться в эпиках более детально:

1. Эпики agile. Определение, примеры и шаблоны
2. Узнайте, как использовать эпики в Jira Software

Суть User Story

User Story (юзер стори) — описание пожеланий к продукту, его функциям. Написана User Story от лица пользователя, так как этот метод используют именно для того, чтобы описать потребности клиентов.

Допустим, разработчикам нужно выпустить приложение для заказа такси. User Story может выглядеть в таком виде:

Здесь мы от лица пользователя приложения описали новую функцию, которая важна для клиентов, и указали, почему она необходима

То есть данный инструмент нужен, чтобы изучить контекст: что именно важно аудитории в продукте и по какой причине

`cta_banner`

Поговорим о структуре User Story

При разработке User Stories важно описать три составляющие:

• роль — в нашем примере это пассажир, а еще может быть пользователь приложения, посетитель ресторана и т.д.;
• действие — что хочет получить пассажир, то есть иметь возможность бронировать поездку;
• ценность юзера — почему пользователю нужно описанное действие.

`pc`

{{/pc}}

`mobile`

{{/mobile}}

Преимущества и недостатки User Story

Истории — это краткое описание потребностей клиента. Они сконцентрированы на желаниях пользователей, поэтому помогают посмотреть на продукт, товар или услугу их глазами. В этом самая большая польза User Story.

Истории способствуют обсуждению идей в команде. Это помогает понять, каким образом лучше реализовать пожелания пользователей.

История описывает только одну функцию продукта, товара или услуги. Поэтому User Story подходит для методики Agile, так как описывает функцию для одного спринта.

User Story нужно писать без деталей, поэтому в команде могут по-разному понимать реализацию описанного действия. Без обсуждения деталей это чаще всего приводит к ошибкам в разработке продукта.

Как внедрить СЭД в компании

• Сформируйте команду. Она будет заниматься внедрением системы, а после – ее обслуживанием. Рабочая группа может состоять из собственных IT-специалистов и внешних консультантов, которые знают, как устроена конкретная СЭД. Можно обратиться напрямую к вендору или его партнерам, которые занимаются внедрением. Важная роль, которая всегда будет именно на стороне клиента – функциональный заказчик. Именно он формирует требования к системе, которые после воплощают внедренцы. 
• Спланируйте работу. Глобальные идеи трансформируйте в отдельные задачи, назначьте сроки и ответственных лиц. Стоит начать с одной задачи, если компания большая – желательно, в рамках одного подразделения. Например, настроить автоматизацию обработки входящих документов, а после перейти к договорной работе. Чем меньше конечных пользователей будет на первом этапе, тем лучше. Последовательный переход предотвратит хаос, сотрудники быстрее адаптируются к системе. 

Дальнейшие этапы зависят от компании. Если она небольшая, а задачи типовые – достаточно запустить готовое решение и подстроить под него рабочие процессы. Так можно максимально быстро перейти на цифру. Крупному же бизнесу сначала придется продумать логику системы, поэтому следующий этап мы распишем для него. 

Спроектируйте систему. Как правило, этим в команде внедрения занимается бизнес-аналитик. Он получает ТЗ от функционального заказчика и переводит его требования на язык платформы, формирует структуру СЭД под конкретные задачи.  

Запустите внедрение. В этот этап входит установка системы и разработка специфических решений. Если они понадобятся, советуем выбирать СЭД на low-code платформе. Ее можно доработать силами обычных настройщиков, с минимальным использованием кода. В этот же этап входит интеграция системы с другими IT-решениями компании. 

Выдайте права доступа и назначьте роли

Очень важно обучить конечных пользователей – сотрудников, которые начнут работать в СЭД. Этим могут заняться, например, внешние консультанты

Настройте маршрут движения документов, чтобы они сразу попадали на согласование нужным людям.

Оцените результат. Перенесите документы в систему и начните в ней работать. Через некоторое время проверьте – удалось ли автоматизировать нужные процессы, сэкономить время сотрудников и сделать работу компании быстрее. Важно похвалить команду, чтобы коллеги чувствовали признание своих заслуг. Это поможет сформировать лояльную публику, которая поддержит дальнейшее внедрение СЭД. Теперь можно автоматизировать новые процессы и брать в работу новые задачи!