Деловая переписка. 500 советов секретарю

Как написать ответ на заявление

Ответ на обращение граждан — это документ, в котором орган гос. власти или местного самоуправления предоставляет заявителю запрошенную им информацию.

Правила составления и оформления ответа

Порядок ответа на заявления и жалобы, сроки рассмотрения регулирует ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 № 59-ФЗ. Нормы закона распространяются на отношения между физ. лицами или организациями с государственными органами, органами местного самоуправления и их должностными лицами.

Ст. 9 ФЗ № 59 закрепляет правило обязательного рассмотрения обращения. Ответ предоставляют устно, если вопрос задан на личном приеме и заявитель не потребовал письменного закрепления, или письменно, если запрос поступил документально.

После регистрации заявления и принятия его на рассмотрение должностное лицо начинает работу с обращением (ст. 10 ФЗ № 59):

рассматривает вопрос единолично или с участием заявителя;
запрашивает необходимые документы и сведения;
если выявлено нарушение прав — принимает меры для их восстановления и защиты;
готовит письменный ответ по существу каждого вопроса;
уведомляет гражданина о принятых мерах и предоставляет запрошенную информацию.

Составлением текста документа занимается чиновник лично или поручает юристу, секретарю или другому компетентному специалисту.

Закон не устанавливает требований к форме документа, его составляют с учетом общих правил документооборота:

используют официальный бланк;
указывают входящий номер и дату обращения;
делают ссылку на нормативный акт, на основании которого составлен ответ;
отвечают на поставленные вопросы со ссылкой на нормативные акты;
излагают запрошенную информацию.

Документ подписывает руководитель государственного органа или органа местного самоуправления или должностное лицо ведомства (ч. 3 ст. 10 ФЗ № 59).

Образец ответа на жалобу

_____________________________________________________ (наименование гос. органа)

Гражданину _____________________________ (ФИО, адрес)

На вх. № _________ от _______________.

Рассмотрев поступившее обращение о _____________________________________, администрация ________________________ района разъясняет следующее:

Пример официального ответа:

Сроки написания ответа

На устный вопрос сроки ответа следующие (ст. 13 ФЗ № 59):

если ситуация не требует специального изучения и проверки, с согласия гражданина отвечают устно в ходе приема;
при невозможности ответить оперативно или при запросе гражданином письменного документа заявление регистрируют и дают ответ в течение 30 дней.

Письменное заявление регистрируют в течение трех дней после поступления (ч. 2 ст. 8 ФЗ № 59), после чего рассматривают в течение 30 дней со дня регистрации (ч. 1 ст. 12 ФЗ № 59).

На заявление, содержащее информацию о фактах возможных нарушений миграционного законодательства отвечают в течение 20 дней со дня регистрации.

В случаях, когда для ответа требуется проведение проверки или запрос большого объема документов, срок ответа продлевают не более чем на 30 дней, о чем уведомляют подателя жалобы.

Значение и применение данного выражения

Выражение «Настоящим уведомляю» часто используется в следующих ситуациях:

1.	Заявления о расторжении договоров или соглашений.
2.	Письма об отказе от ответственности.
3.	Уведомления о смене данных или изменений в соглашении.
4.	Уведомления о правах и обязанностях, например, в трудовом праве.

Важно отметить, что использование фразы «Настоящим уведомляю» позволяет придать документу официальный и юридический характер. Она указывает на то, что отправитель серьезно относится к содержанию письма или документа и готов нести ответственность за свои слова и действия

Для сохранения правовой значимости выражения «Настоящим уведомляю» важно его использовать в документах, подписывать и датировать. Это позволяет установить временные рамки и юридическую обязательность добавленной информации

Избегание сокращений

При официальном или деловом обращении важно избегать сокращений и использовать полные формы слов и фраз. Это позволяет установить формальный и уважительный тон коммуникации и снизить риск недоразумений

Например, вместо фразы «сообщаю», рекомендуется использовать полную форму слова: «настоящим сообщаю». Это позволяет ясно и точно выразить свои мысли и намерения.

Кроме того, стоит избегать сокращений при написании названий и терминов. Например, если речь идет о какой-либо организации или программе, лучше использовать ее полное название, а не сокращение или аббревиатуру. Это поможет избежать путаницы и неправильного понимания.

Избегайте	Используйте полные формы
сообщаю	настоящим сообщаю
компания ВОА	Всемирная организация антиснайперской обороны
ПО	программное обеспечение

Помните, что использование полных форм слов и фраз способствует ясной и точной коммуникации. Избегайте сокращений, особенно в официальных и деловых сообщениях, чтобы избежать недоразумений и создать уважительное отношение к адресату.

Особенности употребления выражения “довожу до вашего сведения” в официально-деловом стиле

Выражение “довожу до вашего сведения” характерно для официально-делового стиля. Оно чаще всего используется в следующих жанрах:

докладная записка;
служебная записка;
объяснительная;
деловое письмо;
распоряжение.

Отличие первых трех заключается в адресате. В случае докладной записки возможно взаимодействие со сторонними организациями. Служебная и объяснительная предназначены для сотрудников внутри одной компании.

Документы информируют, уведомляют о каком-либо происшествии, событии. Также могут пояснять действия, которые необходимы для выполнения задачи. В некоторых случаях прилагаются к основным материалам в качестве сопроводительной записки.

В организациях для всех подобных документов часто используется только словосочетание “служебная записка”. Основной текст вводится оборотами делового стиля “довожу до вашего сведения”, “информирую”, “сообщаю” и другими.

Этим выражениям предшествует информация о:

адресанте;
адресате;
структурном подразделении;
названии документа.

Необходимо дополнительно проставить внутренний регистрационный номер, дату. При желании допускается обозначить тему записки. На документе должна присутствовать виза, подпись адресанта с расшифровкой.

Особенности этикета деловой переписки

Среди лиц одной профессии или лиц одних политических убеждений наиболее предпочтительна форма обращения — «уважаемый коллега» (или «уважаемые коллеги»). Одно слово «коллега» без слова «уважаемый» придает письму нейтральный тон. «Дорогие коллеги» — форма более эмоциональная и чаще всего используется в письмах-поздравлениях.

В тех случаях, когда деловое письмо не является официальным документом, а носит личностный характер, в обращении указываются только имя и отчество. Включение же в обращение такого письма еще и фамилии адресата придает письму вежливо-официальный характер.

Письмо, посвященное выяснению отношений между деловыми партнерами, обычно состоит из двух частей: обоснование решения и само решение. Расположение этих частей в письме может быть различным. В том случае, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, письмо целесообразно начинать с формулировки решения. Отрицательное решение психологически лучше помещать в конце письма.

Формулируя отказ, нужно быть максимально корректными. Прежде чем вынести отрицательное решение, необходимо вначале подробно объяснить, чем оно вызвано. Только тогда отказ не произведет резко негативного впечатления — ведь ему предшествовало убедительное логическое обоснование, облеченное в форму, не ущемляющую самолюбие партнера.

Чтобы сохранить объективность содержания, тон деловой переписки должен во всех случаях оставаться нейтральным. В деловых письмах грубость, нетактичность и любое другое проявление неуважения к адресату недопустимы. В то же время нельзя впадать и в другую крайность — чрезмерную вежливость: в деловых текстах неуместны фразы типа «не откажите в любезности. » Для современной деловой корреспонденции скорее характерны сухость и строгость, чем увлечение чрезмерной вежливостью.

Деловому человеку не всегда безразлично, кто подписал адресованное ему письмо. На тон деловой переписки существенно влияет канцелярская практика подписания деловых бумаг. Она требует соблюдения должностного порядкаих подписания: например, ответ на письмо, подписанное директором, должен также подписать директор (в крайнем случае его заместитель). Однако ответ на письмо, подписано заместителем директора, может быть подписан директором.

Деловая жизнь дает много поводов для изложения различного рода просьб. В таких письмах-просьбах, помимо самой просьбы, обычно излагаетсяобоснование или заинтересованность в ее исполнении. Наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления. Просьба может излагаться:

Действительно, на письмо, содержащее просьбу, должен быть дан четкий ответ, будет ли такая просьба выполнена, или в ней будет отказано. На письмо, содержащее предложение, также требуется конкретный ответ: принимает ли другая сторона предложение или отвергает его. В ответах на присланные письма должны быть:

Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как теперь будут контролировать наличку. 115-ФЗ в 2021 году ».

Только до завтра можно забрать запись со скидкой 20%. Программу вебинара смотрите здесь

Важность понимания выражения «Настоящим уведомляю что значит»

Выражение «Настоящим уведомляю что значит» имеет важное значение в юридической практике и означает официальное уведомление или передачу информации с официальным статусом. Это выражение используется для того, чтобы юридически фиксировать тот факт, что лицо, которое отправляет уведомление, делает это официально и имеет намерение, чтобы его уведомление имело юридическую силу

Оно служит доказательством того, что уведомление было отправлено и получено адресатом

Это выражение используется для того, чтобы юридически фиксировать тот факт, что лицо, которое отправляет уведомление, делает это официально и имеет намерение, чтобы его уведомление имело юридическую силу. Оно служит доказательством того, что уведомление было отправлено и получено адресатом.

Важность понимания этого выражения связана с его юридическим значением. Если важная информация или юридическое требование было выражено с помощью этого выражения, то адресат должен быть осведомлен о юридической значимости данного уведомления и принять соответствующие меры

При получении уведомления с выражением «Настоящим уведомляю что значит» следует уделить должное внимание, прочитать его внимательно, определить его юридическое значение и принять необходимые меры в соответствии с требованиями, выраженными в уведомлении

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
при ведении бизнеса;
при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Общие правила написания ответа

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

Положительный ответ должен быть максимально подробным,
а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Что такое письмо-ответ и как правильно его составить?

Должны содержаться сведения о статусе, общей направленности, специфике деятельности предприятия, характеристике, новизне товара, указание на адресата (получателя, потребителя), характер доступности, местонахождение и т.п. имя пароль подтверждаю согласие с Политикой конфиденциальности К.Т.В.,Москва,15.04 23:32 А.И.А.,Москва,13.03 12:10 Ч.Ю.В.,Магнитогорск,10.03 08:15 С.В.Ю.,Магнитогорск,26.02 08:29 К.А.В.,Магнитогорск,15.02 09:49 Ю.Ю.Ю.,Магнитогорск,05.02 21:08 З.М.Н.,Россия,01.01 16:39 Д.А.Н.,Гатчина,25.12 14:11 Т.С.А.,Прага,25.12 12:48 Ш.О.Н.,Ульяновск,13.12 11:48 Рейтинг терминов Масло пальмовое Паевый инвестиционный фонд (ПИФ) Тайна банковская Последние обновления Кислота гиалуроновая (Acid Hyaluronic) Витамины (от лат.

Срочное уведомление! Узнайте самые актуальные новости прямо сейчас

Хотите быть в курсе политических интриг, финансовых инноваций, культурных событий и последних достижений в науке? Искренне желаете помнить все самые важные и удивительные факты, о которых говорят в обществе? Мы предлагаем вам привилегию быть в первых рядах информационного мира!

Узнавайте о политических событиях прямо со студии!
Читайте интервью с влиятельными и знаменитыми личностями!
Будьте в курсе акций на бирже и последних изменений в финансовом мире!
Получайте свежую информацию о главных спортивных событиях!

Не упустите возможность быть в курсе всех важных дел! Подпишитесь сегодня и начинайте получать актуальные новости уже завтра. Будьте внимательными и информированными, чтобы принимать правильные решения, дополнять свою общую культуру и всегда быть в курсе событий, которые меняют мир вокруг нас!

В ответ на ваш запрос сообщаем следующее

Предыдущая СОДЕРЖАНИЕ Следующая 718 Письмо — ответ на запрос Письмо-запрос, бесспорно, побрезгует ответ: вы можете сообщить, что полученный запрос изучаете, отправить каталоги, прейскуранты, предложить изменить условия, указанные в запросе, отказать в поставке т товара или другом просьбой. Так, если вы заинтересованы в поставках данного товара, то в ответ на запрос отправляется оферту Оферта — это письменное предложение о поставке товара, которую делает продавец покупателю. В ней выражается желание или готовность заключить договор купли-продажи на условиях, изложенных в предложении 33.

Например: . Уважаемые господа! . С благодарностью подтверждаем получение. Вашего запроса и отправляем образец (название товара), заинтересовавший. Вас. Мы можем предложить.
Банки нередко напоминают клиентам о задолженности по или новых условиях кредитования. В адрес человека, которого вы бы хотели видеть в своем коллективе, можно направить информацию о вакансиях и уведомление о приеме на работу. Некоторые сообщения сотрудники фирмы обязательно должны получать в письменном виде. Это информация о дисциплинарных взысканиях и предупреждение о сокращении. Партнерам обычно пишут новые предложения, претензии и извинения. 4 Деловое письмо должно содержать определенные реквизиты, поэтому лучше сразу разработать формы. Заполненный бланк можно отправить по электронной почте в качестве вложения или распечатать и послать по обычной почте простым или заказным письмом. Вверху должен стоять название вашего предприятия, а еще лучше — логотип.

Положительный ответ должен быть максимально подробным,
а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным. В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса.

Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы. Как составить ответ на запрос Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

Устойчивые обороты деловой переписки

Вам понадобится

— компьютер с подключением к интернету;
— телефонный справочник.

Инструкция 1 Сформулируйте цель вашего сообщения. Записывать ее не обязательно, но вы должны четко представлять, хотите вы добиться нового контракта, заполучить новых клиентов, привлечь на работу нового сотрудника, предъявить претензию или просто поздравить партнеров с праздником.
2

Подумайте, кто именно должен получить ваше письмо. От этого во многом зависит его форма. Может быть, вам вообще не потребуется ничего писать, а достаточно будет позвонить по телефону, обсудить ситуацию на специализированном форуме или решить вопрос при личной встрече.

3 Выберите тип письма. Для потребителя это может быть предложение товара или услуги, другая информация рекламного характера. Вы можете провести анкетирование.

Виды уведомлений и их применение

2. Уведомления о важных изменениях или обновлениях

Эти уведомления используются для оповещения пользователей о важных изменениях или обновлениях, например о новых версиях программного обеспечения, изменениях в политике конфиденциальности или важных обновлениях функционала. Они могут быть представлены в виде всплывающих окон, сообщений на веб-странице или уведомлений на почте.

4. Уведомления о сроках или напоминаниях

Эти уведомления используются для напоминания пользователям о предстоящих событиях, сроках или задачах. Например, это может быть уведомление о предстоящей встрече, о сроке оплаты счета или о дне рождения друга. Они могут быть показаны на веб-странице, в приложении или в виде пуш-уведомлений на мобильных устройствах.

В зависимости от цели и специфики веб-сайта или приложения, могут использоваться и другие виды уведомлений

Основной целью любого уведомления является передача важной информации пользователю и обеспечение коммуникации между пользователем и веб-сайтом или приложением

Как правильно сочетать деловые фразы

контроль – возлагается,
цена – устанавливается (снижается, поднимается),
задолженность – погашается,
сделка – заключается,
рекламация (претензия) – предъявляется (удовлетворяется),
платёж – производится,
счёт – выставляется (оплачивается),
вопрос – поднимается (решается),
скидки – предоставляются (предусматриваются),
оплата – производится,
возможность – предоставляется,
договорённость – достигается,
кредит – выделяется и т. п.
Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным, деятельность– успешной, вклад – значительным, позиции – конструктивными (прочными), доводы –вескими, необходимость – настоятельной, спектр (услуг) – широким, скидки –значительными / незначительными, предложение – конструктивным, разногласия –существенными / несущественными, рентабельность – высокой / низкой, расчёты –предварительными или окончательными и т. п.

настоящим сообщать

President Carter advised his Cabinet that he expected to resolve the remaining disarmament differences personally with Soviet leader Leonid Brezhnev. — Президент Картер уведомил свой кабинет о том, что остальные расхождения в позициях относительно разоружения он предполагает разрешить лично с советским лидером Леонидом Брежневым.

См. также в других словарях:

АРБИТРАЖНЫЙ ПРОЦЕССУАЛЬНЫЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ — Принят Государственной Думой 5 апреля 1995 года Одобрен Советом Федерации Раздел I . Общие положения Глава 1. Основные положения Статья 1. Осуществление правосудия арбитражным отнесенных к его компетенции настоящим Кодексом и другими федеральными … Большой Энциклопедический словарь

Семейный кодекс РФ — федеральный закон «Семейный кодекс Российской Федерации» Номер: 223 ФЗ Принят: Государственной думой 8 декабря 1995 Подписан: Президентом 29 декабря 1995 Вступил в силу … Википедия

Семейный кодекс — федеральный закон «Семейный кодекс Российской Федерации» Номер: 223 ФЗ Принят: Государственной думой 8 декабря 1995 Подписан: Президентом 29 декабря 1995 Вступил в силу … Википедия

167-ФЗ от 15.12.2001 — ВНИМАНИЕ! Этот нормативный акт изменен! См. Новую редакцию закона 15 декабря 2001 года N 167 ФЗ (в редакции на 30.12.2008 года) РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН ОБ ОБЯЗАТЕЛЬНОМ ПЕНСИОННОМ СТРАХОВАНИИ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Принят… … Бухгалтерская энциклопедия. Следствие — А

Предварительное С. 1) Понятие и пределы предварительного С. Судебное исследование преступления распадается на два отдела: подготовительный и окончательный. Подготовительное исследование имеет целью уяснить событие преступления, наметить его… … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона

Следствие — А. Предварительное С. 1) Понятие и пределы предварительного С. Судебное исследование преступления распадается на два отдела: подготовительный и окончательный. Подготовительное исследование имеет целью уяснить событие преступления, наметить его… … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона

Достоевский, Федор Михайлови — писатель, родился 30 октября 1821 г. в Москве, умер 29 января 1881 г., в Петербурге. Отец его, Михаил Андреевич, женатый на дочери купца, Марье Федоровне Нечаевой, занимал место штаб лекаря в Мариинской больнице для бедных. Занятый в больнице и… … Большая биографическая энциклопедия

Обязанности налоговых органов — 1. Налоговые органы обязаны: 1) соблюдать законодательство о налогах и сборах; 2) осуществлять контроль за соблюдением законодательства о налогах и сборах, а также принятых в соответствии с ним нормативных правовых актов; 3) вести в установленном … Официальная терминология

Станкевич, Николай Владимирович — основатель и центральная фигура так называемого «кружка Станкевича», одна из крупнейших личностей в истории новейшей русской литературы. Родился в 1813 г. в селе Удеревке, Острогожского уезда, Воронежской губернии, принадлежавшем его… … Большая биографическая энциклопедия

Репрессии 1937 года — Запрос «Большой террор» перенаправляется сюда. О терроре во времена французской революции см. Якобинский террор. «Ежовщина» наименование периода в истории СССР (1937 1938 годы), когда сталинские репрессии были резко усилены и доведены до… … Википедия

Ежовщина — Николай Иванович Ежов «Ежовщина» наименование периода во внутренней политике в СССР, когда репрессии были резко усилены и доведены до максимума своей интенсивности. Другое распространенное название данного периода «Великий террор» (англ. The… … Википедия

Большая чистка — Запрос «Большой террор» перенаправляется сюда. О терроре во времена французской революции см. Якобинский террор. «Ежовщина» наименование периода в истории СССР (1937 1938 годы), когда сталинские репрессии были резко усилены и доведены до… … Википедия

В ответ на ваше письмо сообщаю о том что

Благодарим за письмо от … В ответ сообщаем …В дополнение к нашему письму от … с.г. сообщаем, что …В ответ на Ваше письмо сообщаем, что … В подтвержде-ние нашего телефонного разговора, состоявшегося … с.г., сообщаем, что …В подтверждение нашей телеграммы от … сообщаем, что …В связи с Вашим письмом от … сообщаем, что, к нашему сожалению …Выражаем удовлетворение по поводу быстрого ответа на наш запрос.К сожалению, мы до сих пор не получили Вашего ответа на наше письмо от … и вынуждены еще раз напомнить Вам (попросить Вас) о …Доводим до Вашего сведения, что …Мы благодарим Вас (признательны Вам) за оказанную услугу (помощь, поддержку).Мы вынуждены уведомить Вас (напомнить Вам) …Мы крайне удивлены Вашим письмом от …, в котором Вы сообщаете, что …Мы получили Ваше письмо от … с.г., из которого с удовольствием узнали, что …Мы получили Ваше письмо от …

О чем говорит уведомление и как его правильно осмыслить

Однако, чтобы правильно осмыслить уведомление и понять его настоящее значение, необходимо обратить внимание на несколько ключевых элементов

Ключевой элемент
Значение
Важно обратить внимание на содержание уведомления. Оно должно быть четким, конкретным и доступным для понимания
Содержание должно передавать основные факты или сообщать о существенных изменениях.
Цель
Уведомление обычно имеет определенную цель

Эта цель может быть информированием, предупреждением, напоминанием или другой. Важно понять, какую цель преследует отправитель, чтобы правильно интерпретировать и принять уведомление.
Форма
Форма уведомления также может быть важной. Это может быть письмом, электронной почтой, сообщением, звонком или другой формой коммуникации. Форма может указывать на серьезность уведомления или показывать, что уведомление является неформальным.
Адресат
Важно знать, кому адресовано уведомление. Отправитель может использовать уведомление, чтобы обратиться к одному человеку, группе или широкой аудитории. Понимание, кому предназначено уведомление, поможет правильно интерпретировать его.

Правильное осмысление уведомления позволяет получателю понять его важность и принять необходимые меры, если это требуется. Важно также учитывать контекст и сопоставлять уведомление с другой информацией, чтобы иметь полное представление о том, что оно означает и как на него реагировать

Деловые письма

В ответ на Ваше письмо от … сообщаем, что Ваша просьба о поставке … решена положительно.В ответ на Вашу просьбу (заказ) с сожалением сообщаем (вынуждены сообщить), что выполнить ее не имеем возможности (не можем) в связи со следующими обстоятельствами.К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам.К сожалению, мы вынуждены отклонить Ваше предложение. Нам необходимы дополнительные сведения о …Настоящим просим сообщить о сроках …Настоящим сообщаем, что Ваше предложение принято …Обращаемся к Вам с просьбой выслать …Просим Вас поставить нас в известность о …Просим сообщить нам о Вашем решении по вопросу …Просим сообщить нам о приемлемости для Вас нашего предложения по …Просим ускорить выполнение принятых Вами обязательств по …

Лучшие изречения: Для студентов недели бывают четные, нечетные и зачетные.

В каких случаях составляется уведомление?

Уведомление – документ, который может составляться во множестве ситуаций. Рассмотрим самые распространенные причины оформления:

Есть необходимость в извещении сотрудников или профсоюзов о чем-либо. К примеру, нужно уведомлять работников об изменении положений договора, ликвидации организации, о сокращении.
Есть необходимость в уведомлении службы занятости или другого госоргана. В службу занятости нужно отправлять уведомление о ликвидации компании, в налоговый орган – о приеме на работу нерезиденту.

Уведомление в письменном виде обязательно составляется в этих обстоятельствах:

Требуется уведомить сотрудника об изменении трудовых условий.
Нужно получить согласие работника об изменении трудовых условий.
Требуется зафиксировать отказ сотрудника.

Уведомление составляется в свободной форме. Однако рекомендуется разработать собственные правила оформления и зафиксировать их в локальных актах. К примеру, их можно отразить в инструкции по делопроизводству.

Примеры оформления служебных записок

В служебных записках информация вводится характерными маркерами, речемами официально-делового стиля. Одним из наиболее распространенных является выражение “довожу до вашего сведения”.

Например, информация о правонарушении на рабочем месте может доноситься в такой форме: “Довожу до вашего сведения, что 19.09.2022 слесарь цеха №3 Самсонов Андрей Александрович употреблял спиртные напитки в бытовке.
На информацию о недопустимости таких действий ответил нецензурно. Согласно уставу организации недопустимо распитие алкогольных напитков на рабочем месте.
Также это является нарушение правил безопасности. Также информирую, что аналогичная ситуация имела место 08.08.2022, о чем было сообщено в служебной записки №36 от 09.08.2022. Прошу привлечь Самсонова А. А. к ответственности.”

Основная цель служебной записки лаконично донести некие сведения. Не стоит употреблять витиеватые конструкцию. Нехарактерно начинать документ со слов “знаю”, “сигнализирую”, “знакомлю” и подобными. Уместно написать “довожу до вашего сведения следующую информацию”:

Пример такой записки:
“Довожу до вашего сведения следующую информацию: в отделе по работе с клиентами вышел из строя компьютер ИНВ №0978973 балансовой стоимостью 115 000 (сто пятнадцать тысяч) российских рублей. Прошу разрешить списание.”

Служебные записки также могут выражать просьбу и быть одним из основания для распоряжения:

“Довожу до вашего сведения, что необходимо отозвать работника Скворцова Олега Михайловича из ежегодного оплачиваемого отпуска, так как возникла потребность выполнить работы по установке холодильного оборудования в срок до 09.09.2022.”