Коммерческая тайна организации и механизм ее обеспечения

Как составляется протокол встречи с клиентом

Для повышения КПД бизнес-процессов в области продаж используется специальный документ, который заполняют менеджеры после встречи с клиентом. Это не договор, а вспомогательная форма, позволяющая оптимизировать формулировки важных соглашений. Она играет роль моста для взаимопонимания двух сторон переговоров. Практика показала, что протокол беседы с каждым из партнеров может улучшить эффективность менеджера.

Рассмотрим, как составить этот документ. Вверху листа располагается название формы, под ним указывают время проведения и место. Все эти записи должны быть очень точными.

Как понять, что клиент готов купить?

Кроме этого, в верхней части протокола ставят дату подписи. Хорошо, если она одна, так как бывают случаи, когда документ визируют после консультаций и согласований с руководством предприятий. В итоге последняя дата отличается от первоначальной.

За вводной информацией перечисляются компании и все участники переговоров. Здесь обязательно указывать их должность и место, где работают все эти представители.

Если встреча с клиентом предполагает присутствие стороннего эксперта (консультанта, переводчика или технического специалиста), его участие отражают в виде сноски (примечания) в конце протокола.

После списка приглашенных кратко излагают все важные моменты, которые обсуждались на встрече. Стороны переговоров должны одобрить информацию. С этой целью нужно учесть финансовый потенциал и другие возможности участников мероприятия. В идеале нужно договориться о долгосрочном сотрудничестве, которое выгодно и продавцу, и покупателю.

Для удобства все темы в протоколе оформляются отдельным пунктом. Справа от каждого указывают принятые решения и ответственных исполнителей.

Также следует распределить обязанности между участниками встречи (председатель, секретарь, участник заседания, докладчик и др.), чтобы структурировать переговоры и работать плодотворно. Функция избранного секретаря – фиксировать принципиально важные моменты проходящей встречи.

Как еще можно оформить протокол, когда проводится встреча с клиентом? Таких форматов несколько, но можно выделить три основных:

Таблица, которая содержит многочисленные строки и столбцы.
Короткое резюме на каждого участника (кроме принимающей стороны).
Свободное изложение без выделения граф, но с подписью и указанием даты.

Обратите внимание! Как упоминалось выше, протокол переговоров не выполняет функцию договора о поставках товара или другого соглашения. Его единственное назначение (если документ составлен верно) – структурировать дальнейшие переговоры и консультации согласно назначенным датам.. Сразу после встречи с клиентом следует передать ему на согласование готовый протокол с перечислением достигнутых договоренностей

Чем быстрее это будет сделано, тем выгоднее сторонам переговоров. Некоторые организации даже ведут визуальное документирование в процессе проведения мероприятия. Достигнутое соглашение по интересам сторон тут же отмечают маркером на специальной доске либо действуют иным способом. Позднее подписанный протокол передается сторонам переговоров.

Сразу после встречи с клиентом следует передать ему на согласование готовый протокол с перечислением достигнутых договоренностей. Чем быстрее это будет сделано, тем выгоднее сторонам переговоров. Некоторые организации даже ведут визуальное документирование в процессе проведения мероприятия. Достигнутое соглашение по интересам сторон тут же отмечают маркером на специальной доске либо действуют иным способом. Позднее подписанный протокол передается сторонам переговоров.

Начало работы

Для начала работы над меморандумом необходимо определить цель и основные задачи документа. Меморандум может использоваться для передачи информации, объявления о внесении изменений, запроса согласования или принятия решений. Определите, какую цель вы хотите достичь с помощью данного меморандума.

После того, как цель определена, составьте список задач, которые необходимо выполнить для достижения этой цели. Задачи могут включать в себя:

Установление контакта с нужными людьми или организациями.
Подготовка и анализ соответствующей информации.
Формулировка ключевых пунктов и рекомендаций.
Оформление меморандума в соответствии с требованиями к структуре и оформлению.
Распространение меморандума среди нужных лиц или организаций.

Каждая задача может быть разбита на более конкретные шаги, чтобы облегчить выполнение и отслеживание прогресса.

После составления списка задач, установите сроки и приоритет каждой из них. Это поможет организовать работу и сосредоточиться на наиболее важных задачах.

Используйте таблицу, чтобы визуализировать список задач, сроки и приоритеты:

Задача	Срок	Приоритет
Установление контакта с нужными людьми или организациями	до 15 марта 2022 г.	Высокий
Подготовка и анализ соответствующей информации	до 31 марта 2022 г.	Высокий
Формулировка ключевых пунктов и рекомендаций	до 15 апреля 2022 г.	Средний
Оформление меморандума в соответствии с требованиями	до 30 апреля 2022 г.	Средний
Распространение меморандума среди нужных лиц или организаций	до 15 мая 2022 г.	Высокий

После того, как цели, задачи, сроки и приоритеты определены, можно приступать к непосредственному написанию меморандума.

Состав группы и правила участия

Конфиденциальные встречи обычно проводятся в небольших группах, состоящих из 6-12 человек. Такой размер группы позволяет создать доверительную атмосферу и обеспечить возможность для каждого участника высказаться и быть услышанным.

Приглашение принять участие в конфиденциальной встрече может быть отправлено как конкретным лицам, так и широкому кругу знакомых. Однако участие в мероприятии свободное и добровольное, и каждый участник должен быть заинтересован в открытом обсуждении и обмене опытом.

Правила участия в конфиденциальных встречах могут быть разработаны и объявлены организаторами события. В основном они заключаются в:

Сохранении конфиденциальности. Участники должны быть готовы к тому, что могут услышать конфиденциальную информацию и обязуются ее не разглашать. Это помогает создать атмосферу доверия и защиты.
Уважении мнений. Все участники мероприятия имеют право на свое мнение, и оно должно быть услышано и уважаемо другими. Каждый участник должен быть открыт к идеям и мнениям других участников.
Неразрывной связи. Участники должны присутствовать на всем мероприятии и не покидать его до завершения. Это позволяет поддерживать доверительную атмосферу и обеспечить полноценное общение.
Конструктивности. Все высказывания и обсуждение должны быть конструктивными и направленными на содействие развитию и решению задач. Споры и конфликты должны быть урегулированы с учетом интересов всех участников.

Соблюдение этих правил позволяет создать благоприятную и продуктивную атмосферу на конфиденциальных встречах, которая способствует эффективному обмену опытом и развитию участников.

Как правильно завершить встречу с клиентом и составить отчет о ней

Итак, вы провели беседу и не смогли заинтересовать потенциального партнера. Как быть? Попробуйте назначить дополнительную встречу и уточните, что бы он хотел узнать еще? Так вы побудите человека еще раз вспомнить ваше предложение. Вы же получите очередной шанс заключить с этим клиентом сделку.

Если разговор прошел удачно, сделайте попытку уточнить, не пора ли заключать договор. Если видите, что рановато, не упорствуйте, просто назначьте следующую встречу.

Кратко повторите важные моменты, которые вы обсуждали, и то, о чем договорились, чтобы все отложилось в памяти. Не стоит намеренно тянуть время, беседа с клиентом должна быть лаконичной

Поблагодарите собеседника за уделенное внимание перед тем, как попрощаться. Это нужно сделать обязательно, даже в случае отказа от покупки.

Какую роль играет составление отчета о проведенных переговорах? Менеджер фиксирует течение встречи с помощью коротких тезисов в своем блокноте. Это позволяет быстро записать всю важную информацию, чтобы обсудить ее с руководителем и сослуживцами.

Чаще всего встречи с покупателем проходят следующим образом: продавец приходит на беседу и разговаривает с будущим партнером. По возвращении в офис он обдумывает все, что сказано, при этом упуская много значимых нюансов, которые по дороге просто выветрились из памяти. В итоге менеджер теряет 50 % информации, которую мог бы своевременно внести в отчет. Конечно же, начальство недовольно.

С позиции руководителя отдела продаж подобные отчеты позволяют оценить работу продавца. Лучше всего использовать такой порядок: после встречи с клиентом менеджер пишет отчет и оглашает результаты на планерке, а начальник делает вывод и оперативно формулирует задание по каждой встрече, намечая краткий план на будущее.

Как выстроить пространство для коммуникации

Бизнес-клуб по своей структуре выглядит проще, чем какая-либо компания, но все равно требует порядка и имеет свои административные задачи. Вместо тематических чатов можно создать разные рабочие пространства. Например, разделив организационные, административные и предпринимательские вопросы.

Разделение внутри пространств на группы позволит не терять информацию и легко находить нужные диалоги с помощью поиска. Для каждого из пространств можно создать свои правила общения:

Для организационных групп – общаться в тредах под нужным сообщением. Так резиденты будут видеть все актуальные вопросы, которые требуют решения

Например, поиск спикеров или новых ноутбуков в клубный дом;
В административных – с помощью диалога, так как там задействовано небольшое количество участников и важно услышать мнение каждого;
В предпринимательских использовать смешанный тип – на свободные темы общаться с помощью тредов, реакций или простого диалога.

Приведем примеры чатов, которые помогут упорядочить процессы бизнес-клуба:

Административные чаты: отчеты, организационные взносы, SMM, потенциальные участники, резиденция, гости клуба, расходники;
Организационные чаты: бизнес-ужины, еженедельные встречи, конференции и форумы, экскурсии;
Предпринимательские чаты: поиск контактов, проверка предпринимателей, запрос на разбор бизнеса, спорт, хобби, полезные рекомендации, инсайты и фидбек от встреч.

Не все чаты должны исходить от администрации клуба. Так, сами участники смогут создавать небольшие клубы по интересам. Они могут быть как и инициативные, например, с целью сделать квиз для резидентов, так и тематические, например, для любителей рыбалки.

`pc`

`mobile`

Организационные меры по обеспечению безопасности информации

Организационные меры по обеспечению безопасности информации играют важную роль в защите конфиденциальности, целостности и доступности данных. Эти меры направлены на регулирование поведения сотрудников, организацию рабочих процессов и создание устойчивой системы управления информацией.

Важным элементом организационных мер является разработка политики информационной безопасности, которая включает в себя набор правил и руководящих принципов, направленных на обеспечение безопасности информации. Политика информационной безопасности должна определять права и обязанности сотрудников, процедуры работы с конфиденциальной информацией, требования к безопасности информационных систем и сетей.

Для обеспечения безопасности информации также необходимо проводить систематическое обучение и тренировки сотрудников. Обучение должно включать в себя ознакомление с политикой информационной безопасности, а также методами и техниками обеспечения безопасности. Тренировки позволяют проверить знания сотрудников и их реакцию на различные ситуации, связанные с безопасностью информации.

Важной организационной мерой является также управление доступом к информации. Каждому сотруднику должны быть выделены определенные права доступа в зависимости от его должности и роли в организации

Регулярное обновление паролей и механизмов аутентификации, а также ограничение доступа к конфиденциальной информации только необходимым лицам помогают предотвратить утечку данных и несанкционированный доступ.

Организационные меры	Описание
Создание политики информационной безопасности	Определение правил и руководящих принципов для обеспечения безопасности информации
Обучение и тренировки сотрудников	Проведение обучения и тренингов по вопросам информационной безопасности
Управление доступом к информации	Определение прав доступа сотрудников к информации в соответствии с их должностными обязанностями

Организационные меры по обеспечению безопасности информации должны быть установлены на всех уровнях организации и регулярно ревизоваться и обновляться. Вместе с техническими и физическими мерами, они образуют комплексный подход к обеспечению безопасности информации.

Управление командой на «удаленке»: что нужно знать руководителю

Руководителям сейчас приходится решать сразу несколько задач:

дать сотрудникам ощущение командной работы без совместных обедов и разговоров «у кулера»;
обеспечить эффективность;
распознать выгорание до того, как работник решит уволиться.

Во время удаленной работы очень важно грамотно управлять подчиненными, обеспечивать им своевременную обратную связь и уметь распознать признаки того, что у человека не все в порядке.

Чек-лист: эффективное взаимодействие с командой на remote work

Присылайте задачи в начале дня, а не маленькими порциями в течение суток – так дадите подчиненному возможность сосредоточиться на деле.
Четко прописывайте задачи: какой результат и к какому сроку ждете – так избежите оправданий некачественной работы из серии «не понял что нужно».
Дайте возможность сотруднику самому выбрать способ, чтобы добиться результата, а не навязывайте свой – так сохраните его инициативность и продуктивность.
Установите утреннее время для командных встреч с постановкой целей – так убедитесь, что люди вовремя приступают к делам.
Давайте развернутую обратную связь и хотя бы раз в месяц обсуждайте с каждым его результаты и перспективы – так покажите значимость работы человека.
Договоритесь с командой о режиме «стерильной камеры» – четыре часа в день не заходить в социальные сети – так все сосредоточатся на работе.
Ведите групповой чат в одном мессенджере – так у подчиненных не будет соблазна заходить во все соцсети под видом проверить, «не написал ли кто по работе».
Устраивайте интеллектуальные турниры с простыми или амбициозными проектами за выигрыш – так развлечете и потренируете мозг команде.
Мягко реагируйте на претензии работника, указывайте на позитивные стороны – так поможете подчиненному не впасть в депрессию и сохранить результаты.
Избегайте лишней серьезности, ставьте смайлы и эмодзи, где уместно, – так вас не будут считать чересчур агрессивным.

Как подготовиться к конфиденциальной встрече?

Конфиденциальные встречи могут быть критическими для вашего бизнеса или личной жизни. Подготовка к таким встречам играет важную роль, чтобы обеспечить конфиденциальность информации и достичь поставленных целей. Ниже приведены некоторые важные шаги, которые помогут вам подготовиться к конфиденциальной встрече.

1. Определите цель встречи: Прежде чем приступить к подготовке встречи, нужно ясно определить ее цель. Это поможет вам сосредоточиться на необходимых аспектах и добиться конкретных результатов.

2. Сделайте предварительное исследование: Изучите тему встречи и соберите всю необходимую информацию. Это поможет вам быть в курсе последних событий и обсуждать ключевые вопросы встречи.

3. Подготовьте презентацию: Если встреча предполагает презентацию, уделите время на ее подготовку. Разработайте структуру презентации, выберите подходящую графику и обеспечьте ее конфиденциальность.

4. Обеспечьте безопасность данных: Перед встречей убедитесь, что вся информация на вашем компьютере, в документах или в электронной почте защищена паролем. Рассмотрите возможность использования шифрования данных для дополнительной защиты.

5. Заранее определите формат встречи: Рассмотрите варианты проведения встречи, такие как личная встреча в офисе или общение через видеоконференцию. Убедитесь, что выбранный формат соответствует целям и обеспечивает того, кто может присутствовать на встрече.

6. Проверьте техническую оснащенность: Если встреча будет проводиться через видеоконференцию или другую технологию, проверьте работоспособность всей технической оснастки заранее. Проверьте соединение с интернетом, качество звука и изображения, чтобы избежать проблем во время встречи.

7. Подготовьтесь к вопросам и диалогу: Предсказать все вопросы и реакции участников встречи невозможно. Однако, подумайте заранее о возможных вопросах и задумайтесь над ответами, чтобы быть готовым к любым ситуациям.

8. Поставьте приоритет на конфиденциальность: Помните, что конфиденциальная встреча должна оставаться конфиденциальной. Обсудите это с участниками и устанавливайте строгие правила, чтобы обеспечить, что информация не будет раскрыта третьим лицам.

Учитывайте время и место встречи: Убедитесь, что место встречи подходит для конфиденциальных обсуждений и не будет привлекать нежелательное внимание. Также не забудьте уточнить время, чтобы все участники были готовы и доступны

Подготовка к конфиденциальной встрече является важным шагом для ее успешного проведения. Следуйте вышеуказанным рекомендациям, чтобы обеспечить конфиденциальность информации и достичь поставленных целей встречи.

Как одеться на деловую встречу с клиентом

Согласно русской поговорке всех встречают по одеже, и внешность продавца очень важна для будущего партнера. Готовясь к проведению переговоров, вам нужно сделать следующее:

Извлечь из гардероба деловой костюм. Его можно надеть с рубашкой или водолазкой. И не забудьте галстук. Для женщин подойдет стандартный вариант – блузка с юбкой или брюки с пиджаком. В любом случае одежда должна быть удобной.
Не стоит выбирать сверхсовременный, креативный или смелый туалет.
Аккуратно уложить волосы, сделать маникюр. Макияж у женщин должен быть нейтральным и не отвлекать клиента.
Почистить обувь и привести ее в порядок.
Избегать дешевой бижутерии и принадлежностей, подделок знаменитых брендов. Обычно обеспеченные люди отлично знают, чем китайские часы и прочие аксессуары отличаются от настоящих. Если у вас нет денег на оригинальные предметы гардероба, не надевайте подделки вообще.

Конкурентное преимущество

Конкурентное преимущество может выражаться в различных аспектах. Во-первых, это может быть уникальная технология или ноу-хау, которые позволяют компании производить продукцию или предоставлять услуги более эффективно и качественно по сравнению с конкурентами.

Во-вторых, компания может иметь конкурентное преимущество благодаря своим бизнес-процессам, внутренним системам управления или базам данных. Уникальные методы организации процессов и анализу данных могут значительно повысить эффективность работы и принести компании значительные экономические выгоды.

Кроме того, конкурентное преимущество может заключаться в интеллектуальной собственности, такой как авторские права на программное обеспечение, патенты на изобретения или дизайн, товарные знаки и бренды. Защита коммерческой тайны позволяет удерживать эти права и предотвращать несанкционированное использование или копирование конкурентами.

Важно отметить, что конкурентное преимущество не является вечным и может быть скопировано или обнародовано. Поэтому охрана коммерческой тайны является важной стратегией для компаний, позволяющей им удерживать свое преимущество и защищать свои инновационные разработки и уникальные знания

Использование мер по охране коммерческой тайны позволяет компаниям создавать стабильные долгосрочные планы и стратегии развития, обеспечивая им конкурентные преимущества на рынке.

Рубрика

Статьи

Рекомендация №11: учитесь правильно отступать

Учите менеджеров по продажам своевременности отступлений и понимании ценности полученной информации.

Не каждый потенциальный клиент находится на нужной стадии цикла продаж и, несмотря на то, что ваши менеджеры по продажам могут с легкостью справляться с любыми возражениями, не стоит давить на потенциального клиента в ущерб собственному бренду и дальнейшей возможности вовлечь его в процесс.

Если потенциальный клиент не готов сейчас, то менеджеру стоит завершить звонок на позитивной ноте получив информации о том, когда будет лучшее время для повторной связи и обсуждения продукта или услуги. Такой подход позволяет сохранить возможность будущей связи в нужное время.

Преимущества заключения NDA

Заключение Non-Disclosure Agreement (NDA), или соглашения о неразглашении, является важной частью обеспечения коммерческой тайны и защиты конфиденциальной информации компании. Ниже приведены основные преимущества заключения NDA:

Защита конфиденциальной информации. Заключение NDA обеспечивает защиту конфиденциальности введения и сохранении коммерческой тайны

Это позволяет предотвратить разглашение важной информации третьими лицами, включая конкурентов. Установление правовых обязательств

NDA является юридическим документом, который устанавливает правовые обязательства между организацией и лицами, которым предоставляется доступ к конфиденциальной информации. Это позволяет защитить интересы компании и обеспечить соблюдение соглашения.
Предотвращение нарушения. Заключение NDA помогает предотвратить нарушение конфиденциальности и неразглашение важной информации, а также устанавливает меры ответственности в случае нарушения соглашения.
Оптимизация отчетности и составление документов. NDA позволяет оптимизировать процесс отчетности и составления документов, так как оно предоставляет четкий перечень конфиденциальной информации, которую требуется защищать.
Сотрудничество с другими компаниями. Заключение NDA позволяет компаниям безопасно сотрудничать друг с другом, обмениваясь конфиденциальной информацией и защищая свои интересы.
Защита бизнеса от нарушения. NDA помогает предотвратить нарушение коммерческой тайны и защитить бизнес от незаконного использования конфиденциальной информации конкурентами или третьими лицами.

Таким образом, заключение NDA является важным инструментом для обеспечения конфиденциальности и защиты коммерческой тайны компании

При выборе NDA следует обратить внимание на основные преимущества и требования, а также позаботиться о соблюдении законодательства, которым регулируется введение и сохранение коммерческой тайны

Фиксируйте все договорённости

Это нужно, чтобы убедиться, что все участники обсуждения будут соблюдать договорённости. Например, начнут работу над новым проектом, оптимизируют бизнес-процессы или внедрят новую систему KPI.

Фиксировать договорённости можно в три этапа.

Первый этап — подведение итогов рабочей встречи. В конце созвона озвучьте, к чему вы пришли. Убедитесь, что все участники вас слышат и согласны с вами. Сразу определите следующие шаги по достижению намеченных целей: распределите задачи и назначьте ответственных за них.

Второй этап — письменная фиксация договорённостей. После проведения встречи сформируйте письмо с итогами и отправьте его всем участникам. Также стоит отправить его коллегам, которые тоже должны быть в курсе дел, но не присутствовали на совещании.

Вот что должно быть в письме с итогами:

краткие заметки по рассмотренным темам и принятые решения;
следующие шаги, сроки реализации и имена ответственных за задачи;
все отложенные вопросы, к которым вы вернётесь позже.

Третий этап — контроль. Договоритесь со всеми участниками встречи, как вы будете отслеживать прогресс выполнения задач. Например, создадите доску в Trello, сделаете таблицу с общим доступом или заведёте отдельный чат.

На какие темы общаться с подчинёнными

Темы встречи 1:1 зависят от квалификации и мотивации сотрудника. Например, с самостоятельным опытным подчинённым достаточно проговаривать рабочие задачи. Причём специалист сам рассказывает, что сделал — грубо говоря, просто делится под одобрительные кивания менеджера.

Другой формат — это когда рабочие задачи обсуждаются с точки зрения помощи руководителя этому сотруднику.

Тему развития стоит затрагивать не менее раза в месяц. Выделяйте отдельное время, чтобы обсудить, что нового сотрудник узнал вне компании, с какими новостями своей или других отраслей он ознакомился, какие новые подходы были бы полезны нашей компании. Потому что развитие — это не только про долгую работу, но и множество микроформатов — курсы, статьи, каналы/группы в соцсетях и так далее.

Эксперты StartExam выделили 12 самых популярных тем, которые так или иначе стоит обсуждать в формате 1:1:

Личность. Эти вопросы могут быть полезны в начале встречи 1-on-1 для установления связи, обсуждения мотивации, целей, поддержки и развития потенциала.
Онбординг. Узнайте, как сотрудник чувствует себя в вашей компании и определите, что нужно сделать, чтобы процесс адаптации прошёл максимально эффективно.
Развитие. Узнайте, готов ли сотрудник развиваться, что вдохновляет и мотивирует его каждый день выполнять свою работу.
Обратная связь о руководителе. Выясните, доверяет ли вам сотрудник. Узнайте, какие собственные качества и навыки вы могли бы улучшить, чтобы стать ещё лучше, как руководитель.
Достижения. Обсудите конкретные успехи и неудачи сотрудника. Помогите ему провести работу над ошибками.
Рабочие задачи. Поговорите с подчинённым о его обычном пуле задач. Узнайте, с какими сложностями он обычно сталкивается и как вы можете помочь ему стать эффективнее.
Performance Review. Оцените работу за определённый период времени, как правило, год. Совместно поставьте следующие цели и мотивируйте сотрудника на новые свершения.
Коучинг. Раскройте потенциал сотрудника — открытые коучинговые вопросы помогут ему точнее сформулировать ближайшую крупную цель и прийти к ней быстрее.
Инициатива. Поспособствуйте инициативности своих подчинённых. Узнайте, какие проекты они хотят реализовать и как вы можете им помочь.
Конфликты. Узнайте, почему в команде произошёл конфликт, и помогите подчинённым вынести из него только позитивные моменты.
Диагностика выгорания. Выявите профессиональное выгорание у ваших подчинённых.
Удалённая работа. Узнайте, насколько эффективны ваши подчинённые, работающие удалённо. И как вы можете улучшить взаимодействие в распределённой команде.