How to Write an Effective Meeting Memo?
Crafting a meeting memo might seem straightforward, however, condensing all necessary details into a concise and compelling memo can be challenging and you need some training. Below are several vital steps to follow.
1. Craft a clear subject line
A clear and concise subject line serves as the first point of contact and sets the stage for the information that follows. It should accurately reflect the memo’s content and capture the recipient’s attention.
The best format is to state that this is a memo for the specific scheduled meeting. For example, “Staff Meeting Memo: Q2 Financial Review — May 15”. It is concise, informative, and straightforward.
2. Address the recipients appropriately
This is the part where you establish your audience. Whether it’s a broad group like ‘All Staff’ or a specific team like ‘Marketing Team,’ ensure that you address your recipients appropriately. The level of formality will depend on your organization’s culture and the memo’s purpose.
3. Provide the meeting details
After addressing your recipients, dive into the meeting’s purpose and logistics. Be precise and articulate, leaving no room for misinterpretations.
First, specify the logistics — the meeting’s date, time, and location (or platform). This helps avoid any confusion about when and where the meeting will occur. Whether it’s a physical location for in-person sessions or a platform for virtual meetings, providing this information upfront allows attendees to plan their day and ensures they show up at the right place and time.
Next, explain the purpose of this meeting and inform recipients why they must attend the meeting and the topics for discussion, enabling them to prepare in advance. Doing this aligns everyone’s expectations, laying the groundwork for a productive meeting.
4. Include any necessary preparatory steps
If there are tasks or information that recipients need to prepare before the meeting, mention these in the memo.
For example, “Please come prepared with your department’s sales figures for Q2 and any challenges you faced.”
This strategy ensures a smooth progression of the meeting. By requesting attendees to prepare in advance, you’re encouraging them to actively participate in the meeting rather than merely being passive listeners.
Moreover, when individuals come prepared, they are more likely to contribute meaningful insights, fostering a more collaborative and productive discussion.
5. Ask for confirmation
Once you’ve given all the necessary information, it’s time to ask for confirmation. For example, “Please confirm your attendance by so we can ensure all arrangements are made.”
Requesting confirmation of attendance is critical because it enables the organizer to understand who will be present, allowing for any necessary adjustments in the meeting’s scope or content.
It also helps with logistical planning, like setting up a meeting room or ensuring the virtual platform can accommodate all attendees.
6. Include instructions
The memo should clearly state any specific instructions related to the meeting. This could include details about accessing a virtual meeting room, protocols for entering a physical meeting space, or expectations about punctuality.
For example, “For those attending virtually, please log in 5 minutes early to ensure a timely start. The link for the meeting is .” These instructions help attendees plan their participation and ensure the meeting starts on time and runs smoothly.
Что такое дословная транскрипция
Стенографическая расшифровка является точной копией устной встречи. Он включает в себя паузы и невербальные звуки (откашливание, фоновый шум). Полная стенограмма собрания не имеет большого смысла, если только она не находится в юридическом контексте.
Небольшая вариация – это недословенная транскрипция. Это позволяет убрать паузы и невербальные звуки, сохранив при этом формулировки.
Что такое транскрипция Intelligent Verbatim
Intelligent Verbatim транскрипции сохраняют основную речь, удаляя слова-заполнители, повторы, нестандартные слова и паузы. Он удаляет предложения, не относящиеся к теме, и повторяющиеся предложения.
Цель расшифровки Intelligent Verbatim состоит в том, чтобы сохранить голос говорящего, сделав текст читабельным. Он используется в видеоконференциях и деловых мероприятиях, потому что его можно цитировать или легко преобразовывать в другие носители, такие как сценарий или письменная статья.
Важность мемо совещаний в современном бизнесе
Мемо совещания являются одним из важных инструментов в современном бизнесе. Они играют ключевую роль в обмене информацией, принятии решений и координации действий.
Во-первых, мемо совещания позволяют оптимизировать время сотрудников и повысить эффективность коммуникации. Вместо того чтобы проводить длительные встречи и переговоры, которые часто отнимают много времени у сотрудников, можно сэкономить время и ресурсы, отправляя мемо совещаний. Это особенно актуально в современном быстротемповом мире, когда каждая минута имеет значение.
Во-вторых, мемо совещания помогают сохранить документацию и историю решений. В мемо совещаниях можно фиксировать результаты встреч, принятые решения, обсуждаемые вопросы и действия, которые должны быть выполнены после совещания. Это позволяет сохранить информацию и в случае необходимости обратиться к ней в дальнейшем. Кроме того, мемо совещания могут быть использованы в качестве юридически значимых документов, если возникнут споры или несогласия.
В-третьих, мемо совещания способствуют повышению прозрачности и открытости коммуникации. Все участники совещания получают равный доступ к информации и имеют возможность ознакомиться с мемо совещаниями и нужную информацию в любое время. Это помогает избежать недоразумений и несогласий, а также способствует лучшему пониманию и согласованию между сотрудниками и отделами.
В-четвертых, мемо совещания позволяют устранить проблему забывчивости и неопределенности. Благодаря мемо совещаниям, все важные моменты и детали могут быть зафиксированы и переданы команде или коллегам. Нет необходимости полагаться на память и на устные инструкции, которые могут быть искажены или забыты. Таким образом, мемо совещания помогают улучшить координацию и выполнение задач.
Наконец, мемо совещания могут быть использованы в качестве доказательств и архивных материалов. Они могут служить в качестве подтверждения проведенных совещаний и принятых решений. Это особенно актуально, когда необходимо демонстрировать ответственность и принципиальность в деловых отношениях с партнерами и клиентами.
В целом, мемо совещания являются важным инструментом в современном бизнесе. Они позволяют сэкономить время и ресурсы, сохранить важную информацию, улучшить коммуникацию и координацию, а также служить доказательством и историей решений. Поэтому, использование мемо совещаний рекомендуется в современных организациях для повышения эффективности и результативности работы.
Parts of Memorandum
There are mainly five parts of a memorandum. They are
Heading Segment
The heading segment of a memo has four basic sections.
TO: Reader’s names and job titles
FROM: sender’s name and job title
DATE: Complete date
SUBJECT: Reason for writing a memo
Opening Segment
In this segment, one can find the purpose of the memo. The opening paragraph includes the reason or the motive of writing a memo. It gives a brief overview of the memo.
Task Segment
It is the segment one must include to mention the steps for solving the problem. One must only include the needed information. Do proper planning before writing a memo.
Summary Segment
If a memo is more than a page, one must include a separate summary segment. It is not necessary for a short memo. It helps the reader to understand the main idea of the memo. Also, it helps to take the required steps.
Discussion Segment
It is the longest part of a memo. It includes all the details supporting the ideas. Remember to start with general information and then go for more specific one. It includes supporting ideas, facts, and research.
Closing Segment
Always end your memo with courteous words. Make sure you make the completion of the task in an efficient and easy way. Try to lure the reader to make the positive action.
Necessary Attachments
One can also attach lists, graphs, tables etc. at the end of a memo. Make a reference for your attachments and add a notation for them.
Используйте простые и понятные выражения
При написании мемо важно использовать простые и понятные выражения. Выбирайте слова, которые понятны всем участникам команды, не используйте специализированную терминологию, которая может быть непонятна для некоторых людей
Когда вы описываете какой-либо процесс или задачу, используйте простые и понятные слова, чтобы каждый мог легко понять, что нужно делать. Не забывайте, что мемо будут читать не только вы, но и другие участники команды.
Если возможно, старайтесь избегать сложных технических терминов или укажите их значение, чтобы каждый мог правильно понять. Не делайте мемо слишком запутанным или слишком техническим — простота и понятность здесь играют важную роль.
Пример:
Задача: Настроить доступ к внутреннему серверу.
- Откройте меню «Настройки».
- Выберите раздел «Сеть».
- Найдите пункт «Настроить доступ к внутреннему серверу» и нажмите на него.
- В открывшемся окне введите IP-адрес сервера и выберите необходимые порты.
- Сохраните изменения и перезапустите сервер.
Такое описание задачи позволяет каждому понять, что нужно сделать и что ожидается от них. Используйте простые и понятные выражения, чтобы создать понятное и информативное мемо.
Примечание: Если вы пишете мемо для определенной аудитории или проекта, то можете использовать термины и выражения, которые этой аудитории знакомы. Главное — убедитесь, что ваше сообщение будет понятно и доступно для всех участников команды.
Правила и советы по написанию мемо
1. Краткость и ясность
Меморандум — это документ, который должен быть кратким и информативным. Все важные сведения и рекомендации следует представить в ясной и понятной форме, чтобы получатель мог быстро понять и принять необходимые действия.
2. Структурированность
Разделение информации на пункты и подразделы помогает организовать содержание меморандума. Не забывай использовать заголовки, списки и таблицы, чтобы сделать документ более читабельным и удобным для восприятия.
3. Ясное обозначение даты и участников
Необходимо указать дату, когда меморандум был создан, а также имена и должности участников, чтобы было понятно, кто ответственен за его создание и к кому следует обратиться для получения дополнительной информации.
4. Оценка ситуации и предлагаемые действия
Опишите текущую ситуацию и проблему, по которой необходимо принять решение. Предложите несколько вариантов действий или рекомендаций, чтобы получатель меморандума мог самостоятельно выбрать наиболее подходящий вариант.
5. Соблюдение официального стиля
Меморандум — официальный документ, поэтому следует использовать формальный и корректный язык. Избегайте слишком коллоквиальных выражений или сленга, дабы сохранить профессиональный и серьезный характер меморандума.
6. Правильная организация информации
Важные сведения должны быть расположены в начале меморандума, чтобы получатель не потерялся во множестве информации. Постарайтесь выделить ключевые моменты и визуально отделить их от основного текста.
7. Проверка на грамматические и пунктуационные ошибки
Перед отправкой меморандума обязательно проверьте его на наличие грамматических и пунктуационных ошибок. Некорректное письмо может негативно повлиять на восприятие текста и профессиональность автора.
8. Форматирование и визуальное представление
Используйте различные средства форматирования, чтобы сделать меморандум более информативным и привлекательным. Выделите ключевые фразы жирным шрифтом, используйте нумерацию и маркированные списки для структурирования информации, а также таблицы для отображения данных.
9. Дата действия и сроки выполнения
Укажите дату, когда планируется начать действовать по предложенным рекомендациям, а также сроки выполнения отдельных задач. Это поможет получателю понять, что требуется сделать и когда это должно быть сделано.
10. Заключение и контактная информация
Не забудьте добавить заключительную часть, в которой подводите итог и опишите ожидаемые результаты. Также укажите свои контактные данные, чтобы получатель мог задать вопросы или обратиться за дополнительной информацией.
Сравнение мемо совещаний с другими формами коммуникации
Мемо совещания имеют свои особенности и преимущества по сравнению с другими формами коммуникации. Рассмотрим несколько подходов к коммуникации и сравним их с мемо совещаниями.
- Личные встречи: Личные встречи позволяют непосредственно общаться с коллегами и решать вопросы в реальном времени. Однако они требуют физического присутствия всех участников и могут занимать значительное время. В отличие от этого, мемо совещания позволяют передавать информацию в письменной форме, что облегчает коммуникацию и сокращает время.
- Электронная почта: Электронная почта широко используется для коммуникации в офисе, однако она имеет несколько недостатков. Во-первых, письма могут быть неэффективными для решения сложных вопросов, поскольку их предельно краткое описание может привести к непониманию. Во-вторых, электронная почта может потеряться или быть незамеченной в путях коммуникации организации. Мемо совещания, напротив, обеспечивают единый и удобный способ обмена информацией, который сохраняется и доступен для всех участников.
- Веб-конференции: Веб-конференции позволяют удаленным участникам совещания общаться через видео и аудиосвязь. Они обладают преимуществами личной встречи, но сокращают необходимость физического присутствия. Однако, веб-конференции требуют наличия стабильного соединения с Интернетом и специального программного обеспечения. Мемо совещания могут быть проведены без необходимости устанавливать дополнительное программное обеспечение и сохраняться в архиве для последующего доступа.
- Телефонные звонки: Телефонные звонки являются быстрым и легким способом связи, однако они требуют одновременной доступности всех участников. Мемо совещания позволяют участникам обмениваться информацией в удобное для них время, без ограничения географического расположения или времени.
Таким образом, мемо совещания предлагают удобный, эффективный и гибкий способ коммуникации, который может приносить значительные преимущества в рабочей среде.
How to Write a Meeting Memo
As mentioned, meeting memo is intended to notify people within a specific organization of an upcoming meeting they need to attend to. There are different ways in writing a meeting memo. Here are some of them:
- Define the purpose of writing a meeting memo.
- Plan the points to include in the meeting and consider the people to attend the meeting.
- Determine the format of your formal memo.
- Identify the main purpose or smart goal of the meeting.
- Provide information on the matters to be discussed in the meeting.
- You can add other details in your memo with regard to the meeting.
- Attach a few supporting documents to your memo.
Смотреть что такое «memo» в других словарях
Если вы не знакомы с понятием «memo» или хотите получить полное представление о меморандумах, вы можете обратиться ко многим словарям. Такие словари могут предоставить подробную информацию о термине и его значениях.
Одним из самых популярных источников информации в сети является онлайн-словарь BPitch. Они предлагают бесплатные ресурсы для любого, кто ищет определение понятия «memo». Воспользовавшись этими ресурсами, вы сможете узнать, что такое мемо и кому оно отправляется.
Еще один полезный источник информации — словарь Merger. Они предоставляют широкий выбор терминов и понятий, включая памятку. Используйте их словарь для того, чтобы узнать более полное определение и контекст использования памятки.
Кроме того, вам могут помочь различные онлайн-словари и ресурсы, вроде онлайн-словаря Burton. Используйте их, чтобы расширить свои знания о содержании памятки и структуре мемо.
Напомним, что мемо — это краткое письмо или памятка, которая содержит информацию о следующей встрече или событии, а также итогам предыдущей встречи. Это полезное средство коммуникации на работе и в разных рабочих ситуациях.
Чтобы написать грамотное и информативное мемо, вам необходимо быть ясным и четким в изложении. Укажите дату отправки и дату встречи, а также контакты и имена соответствующих лиц.
Ключевые моменты мемо:
- Укажите дату отправки и дату встречи
- Укажите контакты и имена соответствующих лиц
- Включите полное содержание мемо
- Подготовьтесь к фоллоу-ап после встречи
Времени у вас может быть не так много, поэтому важно быть кратким и конкретным. Используйте простой и понятный язык, чтобы доставить ваше сообщение получателю наглядно и понятно
Не забывайте о деталях и учитывайте потребности каждого человека, с которым вы взаимодействуете.
Памятка следует содержать основные пункты договоренностей, сделанных на встрече, а также любые справки и полезные контакты, которые могут пригодиться в работе или ремонте. Включая это в мемо, вы сможете предоставить получателю полную и практическую информацию.
Будьте внимательны и аккуратны при написании мемо, поскольку оно будет представлять вас и вашу работу. Обязательно проверьте правописание и грамматику, чтобы не допустить ошибок. Мемо должно быть информативным и понятным для любого человека, в том числе и для вашего начальника.
Пример мемо:
From: Алексей, VP
To: Все сотрудники
Subject: Важное совещание
Дата: Четверг, 12 сентября
Уважаемые коллеги,
Напоминаю о встрече, которая состоится в понедельник, 16 сентября, в 10:00 утра в нашем конференц-зале. На встрече мы обсудим текущие планы и направления нашей работы, а также оценим прогресс по основным проектам.
Просьба готовить отчеты по вашим отделам и присылать их до конца рабочего дня пятницы, 13 сентября. Это поможет нам эффективно обсудить все вопросы и принять необходимые решения на встрече.
Кроме того, я также напоминаю о важности использования нашей внутренней платформы для обмена информацией и документами. Это поможет нам улучшить коммуникацию и сотрудничество внутри компании
Если у вас возникнут какие-либо вопросы или замечания, не стесняйтесь обращаться ко мне или вашим непосредственным руководителям.
С наилучшими пожеланиями,
Алексей
Memo Format
A memo has a header that clearly indicates who sent it and who the intended recipients are. Pay particular attention to the title of the individual(s) in this section. Date and subject lines are also present, followed by a message that contains a declaration, a discussion, and a summary.
In a standard writing format, we might expect to see an introduction, a body, and a conclusion. All these are present in a memo, and each part has a clear purpose. The declaration in the opening uses a declarative sentence to announce the main topic. The discussion elaborates or lists major points associated with the topic, and the conclusion serves as a summary.
Let’s examine a sample memo.
Определите цель и аудиторию мемо
Определение цели и аудитории мемо является одним из первых и важных шагов в процессе написания такого документа. Цель мемо определяет, какую информацию нужно передать получателям, а аудитория определяет круг лиц, которым предназначается сообщение.
Цель мемо может быть различной в зависимости от ситуации и контекста. Некоторые из возможных целей мемо:
- Сообщить о важных изменениях в организации или процедурах;
- Предоставить инструкции или руководства по выполнению задачи;
- Запросить информацию, действия или отчеты;
- Поделиться информацией или новостями;
- Уточнить или объяснить некоторые вопросы или проблемы;
- Выразить благодарность или отзывы.
Анализ аудитории также важен для успешного написания мемо. Аудитория может быть внутренней (например, коллеги, начальство, подчиненные) или внешней (клиенты, партнеры, поставщики). Учитывая особенности аудитории, можно адаптировать стиль и содержание мемо, чтобы документ был более понятным и релевантным для получателей.
Помимо указания цели и аудитории, также может быть полезным определить ожидаемый результат от мемо. Например, чтобы получить ответ на вопрос, подтверждение о прочтении или дальнейшие действия по выполнению задачи.
Примеры целей и аудиторий мемо
Цель
Пример аудитории
Сообщить о важных изменениях в организации или процедурах
Все сотрудники компании
Предоставить инструкции или руководства по выполнению задачи
Конкретная группа сотрудников, ответственных за выполнение задачи
Запросить информацию, действия или отчеты
Определенные сотрудники или отделы
Поделиться информацией или новостями
Все сотрудники определенного отдела
Уточнить или объяснить некоторые вопросы или проблемы
Конкретный сотрудник или группа сотрудников
Выразить благодарность или отзывы
Конкретный сотрудник, начальство или вся компания
Определение цели и аудитории мемо помогает автору сосредоточиться на необходимой информации, а получателям – более точно понять, что от них требуется. Внимательная подготовка и адаптация мемо для аудитории повышает эффективность коммуникации и помогает достичь поставленной цели.
Как действовать в процессе совещания
Чтобы встреча дала нужный результат, нужно соблюдать несколько правил.
1. Каждая точка зрения должна учитываться.
Даже если совещание привело к жаркой дискуссии и спору, часто это приводит участников к правильному решению. Необходимо прислушаться к мнению каждого и объективно взвесить аргументы.
Руководитель подразделения или директор высказывается в конце: это поможет участникам выражать точку зрения открыто и без оглядки на мнение руководства. Не прерывайте участников дискуссии и не комментируйте их слова раньше времени вне зависимости от того, негативную или позитивную оценку вы собираетесь дать.
Поддерживайте наличие своего мнения у сотрудников, даже если оно расходится с мнением коллег. Если разногласия между сотрудниками начинают влиять на атмосферу внутри коллектива или процесс работы, решите это отдельно.
2. Высказывания на встрече должны быть конкретными и аргументированными
Временные рамки рабочего совещания жестко ограничены, поэтому откажитесь патетики в пользу конкретных предложений. Придерживайтесь составленного заранее плана.
После решения одного вопроса сразу приступайте к следующему. Если не удается долго найти ответ – вернитесь к нему позже в отдельном разговоре с руководителями проектов.
3. Отвечайте на дополнительные вопросы
Если у сотрудников появляются дополнительные вопросы о планах компании, проектах или задачах, руководитель должен ответить на каждый из них.
Из-за нехватки времени на совещании может быть сложно дать ответ сразу. Записывайте, чтобы обсудить проблемы после встречи.
4. Ведите протокол совещания
Секретарь должен подробно записывать идеи и аргументы, которые высказывают участники совещания. Кроме того, нужно зафиксировать итоги собрания, назначить сроки выполнения задач и ответственных сотрудников.
Форму протокола выбирают заранее.
- Полный протокол нужен, чтобы детально записывать все выступления и фиксировать ход мероприятия.
- Краткую форму выбирают, когда важные моменты можно отметить тезисно.
Протокол нужен, чтобы пропустившие собрание сотрудники могли узнать о его результатах. Кроме того, он помогает проанализировать совещание и учесть ошибки на будущее.
Отдельно зафиксируйте договоренности, к которым пришли участники совещания. Если этого не сделать, время будет потрачено напрасно.
5. Используйте CRM-системы и сервисы для планирования
Projecto – как раз такой сервис. Здесь можно настроить гибкую систему напоминаний, делегировать и распределять задачи, работать с документами для организации и планирования совещаний.
Попробуйте бесплатную демо-версию в течение 1 месяца, чтобы оценить удобство сервиса. Выберите один из двух вариантов: общую или корпоративную (доступна по заявке).
Общая демо-версия дает неограниченные права, однако не подходит для хранения личных данных или рабочей информации. Корпоративная версия — это более персонализированный формат, где можно даже выбрать домен третьего уровня.
Если вы готовитесь к рабочему совещанию, зарегистрируйтесь в Projecto!
Понятие культуры и этики в деловом общении
Деловой мир достаточно строг в определениях и по природе своей исключает любые неточности и расплывчатые формулировки. И все же нормы коммуникативного взаимодействия – это та сторона бизнеса, где преобладают этические принципы. В общих чертах эти аспекты отражает культура делового общения, понятие которой можно определить как совокупность норм морально-нравственного поведения. На основе выработанных принципов адекватного с точки зрения культуры поведения и происходит регулирование стиля взаимоотношений между людьми в рабочих процессах.
В деловой культуре важно различать две категории норм – ценностные и ментальные. Первая группа представляет некий свод традиций и определяет этическую составляющую в деловой среде. Ценностные аспекты культурной регуляции в деловом общении могут выступать и в качестве стереотипов, привычного поведения или актуальных стилистических форм корпоративного поведения
В отличие от ценностной прослойки, закладывающей основу культурного делового общения, база ментальных факторов является более эффективной для применения. Такие принципы регуляции норм общения вырабатываются как ответ на запрос в повышении качества делового процесса
Ценностные аспекты культурной регуляции в деловом общении могут выступать и в качестве стереотипов, привычного поведения или актуальных стилистических форм корпоративного поведения. В отличие от ценностной прослойки, закладывающей основу культурного делового общения, база ментальных факторов является более эффективной для применения. Такие принципы регуляции норм общения вырабатываются как ответ на запрос в повышении качества делового процесса.
То есть, если традиционные или привычные нормы становятся малоэффективными или вовсе затормаживающими развитие организации, вводятся ментальные основы культуры делового общения, которые позволяют эффективнее справляться с производственными ситуациями. В современных странах, где уровень экономического развития выше среднего, принципы деловой культуры основаны на этической обоснованности, ориентации на свободу творчества, взаимодействие и независимость.
Культуру в деловом общении можно представить и как элемент общего морально-нравственного развития специалиста, который умеет продуктивно и бесконфликтно общаться с коллегами и партнерами, а также создавать благоприятную и дружественную атмосферу.
В среде предпринимателей этикет и культура делового общения тесно переплетаются. Понятие этики нередко звучит в контексте определения культуры в той или иной сфере. Как способ определенной систематизации этические нормы помогают в регулировании деловых взаимоотношений. Этика в деловом мире – это свод нравственных правил, с помощью которых определяется характер поведения руководителей и сотрудников в производственной деятельности.
Хотя значительную долю этических правил, перенятых деловым миром, можно отнести к категории общепринятых, есть и особые случаи норм, выработанных уже специально как средство регуляции рабочих отношений. По большому счету, этикет и культура делового общения основываются на взаимном уважении экономических и репутационных интересов между партнерами и коллегами. Более того, этические законы бизнеса предписывают уважительно относиться и считаться с интересами конкурентов. Это значит, что компания не должна использовать приемы, которые выходят за рамки конкурентной рыночной борьбы.
Техника ведения записей
Корнельский метод
Корнельский метод ведения заметок предполагает создание двух колонок на страницах для заметок. На левой стороне страницы вы оставляете небольшое пространство для записей, а на правой стороне — достаточно большое пространство для написания основных заметок. Теперь вот как вы используете эти две колонки. Левая сторона содержит только основные моменты и ключевые идеи, которые вы получили в ходе встречи. В правой части вы подробно описываете каждый момент или идею. По мере того как разговор переходит от одного к другому, появляются идеи, и вы можете записать их в левой колонке, а подробные объяснения, взгляды и мнения — в правой. Такая организация заметок помогает быстро находить идеи и соответствующие им детали, не тратя много времени.
Метод наброска
Метод конспектирования хорош, когда у вашего собрания есть письменная повестка дня. Когда повестка дня разделена, вы можете начать делать заметки. Все, что вам нужно сделать, это использовать повестку дня для создания наброска ваших заметок. Используйте ключевые пункты повестки дня в качестве основных моментов, ожидая деталей, когда встреча наконец состоится. Вы можете сочетать этот метод с Корнелльским методом ведения заметок.
Метод квадранта
Метод квадрантов предполагает разделение ваших заметок на квадранты, а затем присвоение каждому разделу названия в таком формате: общие заметки, личные пункты действий, пункты действий товарищей по команде и, наконец, вопросы. Запишите свои основные моменты, идеи и ключевые выводы в разделе общих заметок. Затем используйте другие части своих заметок для обозначенного содержания.
Метод Mind Mapping
Картирование мыслей может быть вам знакомо по мозговому штурму и другим процессам создания идей. Оказывается, mind mapping — это отличный способ делать заметки. Он выполняется так же, как и в любом другом месте. Все, что вам нужно сделать, это использовать повестку дня и ход встречи для создания центральной идеи и создания ответвлений, а также различных связей идей, которыми поделились на встрече. Использование ментальной карты для ведения заметок доставляет удовольствие, если вы визуальный человек.
Поместите свою речь в контекст
Мы начинаем готовить свою речь с поиска главной мысли. Но на самом совещании может понадобиться ввести слушателей в контекст — объяснить, почему вам вообще нужно обсуждать эту идею. Для этого нужно описать ситуацию и ее развитие — получится короткое вступление.
Почему мы готовим вступление после основной содержательной части, хотя говорить начинаем с него?
Вступление состоит из двух частей — ситуация и развитие ситуации. Они опираются на идеи из основной части пирамиды. Такое вступление сможет сразу раскрыть ряд важных вопросов.
- Первая часть вступления — описание ситуации. Например, нашему бизнесу нужны новые клиенты и партнеры, поэтому ежегодно мы участвуем в 20–30 конференциях. В прошлом году мы потратили на это один миллион рублей и получили с этого половину всего охвата (более миллиона касаний), полторы сотни контактов и двадцать сделок разного калибра.
- Вторая — развитие ситуации, актуальная позиция, в которой мы видим конкретные проблемы. Эта часть должна поставить перед нами вопрос, ответом на который окажется главная мысль речи. Например, сейчас мы столкнулись с запретом публичных событий и кризисом в целом. Мы корректируем стратегию продвижения, бюджеты и задачи сотрудников согласно новым реалиям. Картина ивент-участия изменилась очень серьезно — половина событий отменилась, половина ушла в онлайн, это незнакомый для нас формат и кажется, что все сломалось. Несмотря на это, мы не должны сокращать участие в конференциях из-за их перехода в онлайн — это наша главная мысль. Почему? Вот наши основные идеи.
Так мы переходим от вступления к основной части пирамиды Минто.
Unsplash